Doküman yönetimi; birçok farklı uzantıda dosyanın bir kütüphane sistemi içerisinde tutulabildiği bir yapıdır.
Doküman yönetimi sayesinde tüm dokümanları programa yükleyerek istediğiniz her yerden ulaşım sağlayabilirsiniz. İstediğiniz uzantıda ki dosyalarınızı yükleyebilirsiniz. Excel ve Word dosyalarınızı bilgisayarınıza indirmeden açabilirsiniz. Diğer dosyaları indirip bakabilirsiniz.
Word ve Excel dosyalarınızı sistemden açtığınızda loglar kısmından kim hangi değişikliği yapmış hepsini görebilirsiniz.
Açıklama : Doküman ne ile ilgili ise onun ile açıklamanın yazılacağı alandır.
Hazırlayan : Dokümanı hazırlayan kişi kullanıcılar arasında kimse o seçilir. Hangi kullanıcının sayfasından yapılıyorsa onun ismi otomatik gelir.
Hazırlanma Tarihi : Dokümanı eklediğiniz tarihtir. O günün tarihi otomatik gelir.
Doküman İçerik Özeti : Doküman ile ilgili notlarınızı buraya yazabilirsiniz.
Ek alan bilgisi : İstediğiniz alanları oluşturabilirsiniz. Ek Alan detaylı anlatımına linkten ulaşabilirsiniz. Ek Alan Nasıl Oluşturulur?
Grup Bilgisi : Dokümanlarınızı istediğiniz kritere göre gruplandırabilirsiniz. Grup Bilgisi detaylı anlatımına linkten ulaşabilirsiniz. Gruplandırma Nasıl Yapılır ?
Doküman Dosyaları : Dokümanı seçip ekleyeceğiniz bölümdür.
Nasıl Doküman Eklenir ?
Sol menüden Doküman yönetimi modülüne tıklayınız.
Açılan sayfada Ekle butonuna tıklayınız.
Bilgisayarınızda var olan bir dokümanı programa eklemek istiyorsanız Doküman Ekle butonuna tıklayınız.Daha sonra istediğiniz alanları doldurup diğer bilgiler bölümünden Doküman Dosyaları bölümünden bilgisayarınızdaki eklemek istediğiniz dosyayı seçip ekleyebilirsiniz.
Bilgisayarınızdaki ofis programlarına gerek kalmadan program içerisinden word yada excel oluşturmak için EvoDoc Ekle ya da EvoTablo Ekle butonuna tıklayarak program üzerinde word ya da excel oluşturabilirsiniz.
Doküman ekleme ikinci yöntem ;
Hemen hemen her modülün altında doküman yönetimi vardır. Doküman seç-ekle seçeneklerinden kolayca dosyalarınızı ekleyebilirsiniz.
Doküman Ekle : Sisteme bilgisayarınızdan dokümanlarınızı eklemeniz içindir.
Doküman Seç : Sistemde yüklü olan dokümanlarınızı seçip eklemeniz içindir.
EvoTablo Ekle : Excel dosyasıdır. Sistemden Excel de çalışmak istediğinizde kullanabilirsiniz.
EvoDoc Ekle : Word dosyasıdır. Sistemden Word de çalışmak istediğinizde kullanabilirsiniz.
- Müşteri Yönetiminde firmada-kişi yönetiminde diğer bilgilerden de doküman ekleyebiliyorsunuz.
Aktivite yönetiminde her modülün içinde ‘Diğer Bilgiler’ kısmında doküman ekleme vardır.- Finans yönetiminin her modülün içinde ‘Diğer Bilgiler’ kısmında doküman ekleme vardır.
- Personel yönetiminde de personel kayıtlarının içinde ‘Diğer Bilgiler’ kısmında doküman ekleme vardır.
Dokümanlarınızı gruplandırabilirsiniz. İstediğiniz ek alanı oluşturabilirsiniz. Detaylı arama bölümünden gruplama yaptığınız şekilde veya ek alanlarına göre dosyalarınızı aratabilirsiniz. İstediğiniz kriterleri seçerek ona göre arama yapabilirsiniz.
Aşağıdaki örnekte ; tüm dokümanları görmek istiyorsak “Tüm Dosyalarını Göster” ibaresini seçerek “Bul” butonuna tıkladığımızda dokümanları listeleyebilirsiniz.
Ortak Paylaşım: Doküman yönetiminde yer alan ortak paylaşım kutucuğu işaretlendiğinde dokümanı tüm kullanıcılara açmış olursunuz. İşaretlemediğiniz de ise yetkili kullanıcılar kısmından doküman görebilecek kullanıcılara yetki verilmelidir.