Döküman yönetimi; birçok farklı uzantıda dosyanın bir kütüphane sistemi içerisinde tutulabildiği bir yapıdır.
Döküman yönetimi sayesinde tüm dökümanları programa yükleyerek istediğiniz her yerden ulaşım sağlayabilirsiniz. İstediğiniz uzantıdaki dosyalarınızı yükleyebilirsiniz. Excel ve Word dosyalarınızı bilgisayarınıza indirmeden açabilirsiniz. Diğer dosyaları indirip bakabilirsiniz.
Word ve Excel dosyalarınızı sistemden açtığınızda loglar kısmından kim hangi değişikliği yapmış hepsini görebilirsiniz.
Açıklama : Döküman ne ile ilgili ise veya dökümanla ilgili belirtmek istediğiniz farklı açıklamalar için kullanabilirsiniz.
Hazırlayan : Dökümanı hazırlayan kişi kullanıcılar arasında kimse o seçilir. Hangi kullanıcının sayfasından yapılıyorsa onun ismi otomatik gelir.
Hazırlanma Tarihi : Dökümanı eklediğiniz tarihtir. Günün tarihi otomatik gelir.
Döküman İçerik Özeti : Döküman ile ilgili notlarınızı buraya yazabilirsiniz.
Ek alan bilgisi : İstediğiniz alanları oluşturabilirsiniz. Ek Alan detaylı anlatımına linkten ulaşabilirsiniz. Ek Alan Bilgileri Nasıl Kullanılır?
Grup Bilgisi : Dökümanlarınızı istediğiniz kritere göre gruplandırabilirsiniz. Grup Bilgisi detaylı anlatımına linkten ulaşabilirsiniz. Gruplandırma Nasıl Yapılır ?
Döküman Dosyaları : Dökümanı seçip ekleyeceğiniz bölümdür.
Nasıl Döküman Eklenir ?
Sol menüden Döküman yönetimi modülüne tıklayınız.
Açılan sayfada Ekle butonuna tıklayınız.
Bilgisayarınızda var olan bir dökümanı programa eklemek istiyorsanız Döküman Ekle butonuna tıklayınız.Daha sonra istediğiniz alanları doldurup diğer bilgiler bölümünden Döküman Dosyaları bölümünden bilgisayarınızdaki eklemek istediğiniz dosyayı seçip ekleyebilirsiniz.
Bilgisayarınızdaki ofis programlarına gerek kalmadan program içerisinden word yada excel oluşturmak için EvoDoc Ekle ya da EvoTablo Ekle butonuna tıklayarak program üzerinde word ya da excel oluşturabilirsiniz.
Döküman ekleme ikinci yöntem;
Hemen hemen her modülün altında döküman yönetimi bulunmaktadır. Döküman seç-ekle seçeneklerinden kolayca dosyalarınızı ekleyebilirsiniz.
Döküman Ekle : Sisteme bilgisayarınızdan dökümanlarınızı eklemeniz içindir.
Döküman Seç : Sistemde yüklü olan dökümanlarınızı seçip eklemeniz içindir.
EvoTablo Ekle : Excel dosyasıdır. Sistem üzerinden direkt olarak Excelde çalışmak isterseniz hızlıca çalışabilirsiniz.
EvoDoc Ekle : Word dosyasıdır. Sistem üzerinden direkt olarak Word dosyasında çalışmak isterseniz hızlıca çalışabilirsiniz.
- Müşteri Yönetiminde (firma-kişi yönetiminde) diğer bilgilerden döküman ekleyebilirsiniz.
- Aktivite yönetiminde her modülün içinde ‘Diğer Bilgiler’ kısmında döküman ekleme vardır.
- Finans yönetiminin her modülünün içinde ‘Diğer Bilgiler’ kısmında döküman ekleme vardır.
- Personel yönetiminde de personel kayıtlarının içinde ‘Diğer Bilgiler’ kısmında döküman ekleme vardır.
Dökümanlarınızı gruplandırabilirsiniz. İstediğiniz ek alanı oluşturabilirsiniz. Detaylı arama bölümünden gruplama yaptığınız şekilde veya ek alanlarına göre dosyalarınızı aratabilirsiniz. İstediğiniz kriterleri seçerek ona göre arama yapabilirsiniz.
Aşağıdaki örnekte; tüm dökümanları görmek istiyorsak “Tüm Dosyalarını Göster” ibaresini seçerek “Bul” butonuna tıkladığımızda dökümanları listeleyebilirsiniz.
Ortak Paylaşım: Döküman yönetiminde yer alan ortak paylaşım kutucuğu işaretlendiğinde dokümanı tüm kullanıcılara açmış olursunuz. Ortak paylaşım dışında ise yetkili kullanıcılar kısmından dökümanı görecek kullanıcıların seçimini yapabilirsiniz.