KVKK dijital onay nasıl kurulur?
KVKK Dijital Onay, müşterinizin kişisel verilerinin işlenmesine onayını SMS ile alır. Müşteriye kısa bir SMS gider; içindeki bağlantı firmanızın KVKK sözleşme metnini açar, müşteri metni okuyup Onayla'ya tıklar. Onay tarihi ve IP adresi kayda geçer. Form göndermeden önce bu kılavuzdaki üç ayar bir kez yapılır: gönderimi açmak, SMS bilgi metni şablonu ve KVKK onay formu şablonu.
Nereden açılır?
- Ayarlar > Genel Parametreler > Müşteri Yönetimi: gönderimi açar.
- Ayarlar > Referans Kayıtları > Kişi Tanımları > KVKK Bilgi Metni Şablonu: müşteriye giden SMS.
- Ayarlar > Referans Kayıtları > Kişi Tanımları > KVKK Onay Formu Şablonu: müşterinin onayladığı metin.
Başlamadan önce
- Şirketinizde KVKK Dijital Onay paketi olmalıdır. Paket yoksa ayarı açarken "KVKK onay formu göndermek için KVKK Dijital Onay paketiniz bulunmalı." uyarısı çıkar. Paket için EvoSoft ile görüşün.
- Firmanızın SMS başlığı tanımlı olmalı ve SMS kontörünüz bulunmalıdır. Her form bir SMS olarak gönderilir.
- Sözleşme ve bilgi metinlerini firmanız hazırlar; evobulut hazır metin vermez. Metinleri hukuk danışmanınızla gözden geçirin.
1. KVKK onay formu gönderimini açın
- Ayarlar > Genel Parametreler ekranını açın ve soldaki listeden Müşteri Yönetimi'ni seçin.
- KVKK Onay Formu Gönder satırında Evet'i seçin.
- Kaydet'e tıklayın. "Bilgiler Kaydedildi" mesajı çıkar.
SMS başlığınız tanımlı değilse "KVKK onay formu göndermek için firma sms başlığı mevcut olmalı." uyarısı çıkar ve ayar kaydedilmez. Bu ayar Hayır iken form gönderilmek istendiğinde "KVKK Dijital Onay Formu yetkiniz bulunmamaktadır." uyarısı çıkar.
2. SMS bilgi metni şablonunu hazırlayın
Müşteriye giden SMS'in metnidir.
- KVKK Bilgi Metni Şablonu ekranını açın ve Ekle'ye tıklayın.
- Adı alanına şablona bir ad verin.
- SMS Şablon Metni alanına mesajı yazın. Müşterinin adını eklemek için Özel Alan listesinde Müşteri Adı Soyadı seçiliyken yanındaki + düğmesine tıklayın. Metnin sonuna [musteri] eklenir; gönderimde yerine kişinin adı ve soyadı yazılır.
- Varsayılan'ı işaretleyin ve Kaydet'e tıklayın.
Onay formunun bağlantısı gönderimde metnin sonuna kendiliğinden eklenir; metne bağlantı yazmayın. Bağlantı yaklaşık 85 karakter tutar. Metin ve bağlantı birlikte 160 karakteri geçerse SMS iki kontör düşer; metni kısa tutun. Örnek: "Sayın [musteri], kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin onay formunuz:"
3. KVKK onay formu şablonunu hazırlayın
Müşterinin bağlantıyı açınca okuyup onayladığı metindir.
- KVKK Onay Formu Şablonu ekranını açın ve Ekle'ye tıklayın.
- Adı alanına şablona bir ad verin.
- Tutulacak Yıl Sayısı alanına verilerin kaç yıl saklanacağını yazın. Her formun imha tarihi, gönderildiği tarihe bu süre eklenerek hesaplanır.
- KVKK Sözleşme Metni alanına aydınlatma ve açık rıza metninizi yazın. Alan biçimlendirilebilir: başlık, kalın yazı, liste kullanabilirsiniz. Müşterinin adı için Özel Alan'dan Müşteri Adı Soyadı'nı ekleyebilirsiniz.
- Varsayılan'ı işaretleyin ve Kaydet'e tıklayın.
Müşteri bağlantıyı açtığında sayfanın üstünde firmanızın logosu ve adı, altında "KVKK Sözleşme Metni" başlığıyla bu metin görünür. Logo, firma profilinizdeki resimden gelir.
Varsayılan şablon nasıl çalışır?
Form gönderilirken iki ekranda da yalnız Varsayılan işaretli şablon kullanılır. Birden çok şablon hazırlayabilirsiniz; bir şablonu varsayılan yapınca öncekinin işareti kendiliğinden kalkar. Varsayılan şablon yoksa form gönderilmez ve "KVKK Dijital Onay Formu göndermek için varsayılan sms şablonu seçilmeli." ya da "… varsayılan web şablonu seçilmeli." uyarısı çıkar.
Gönderilen her form, o andaki SMS metnini, sözleşme metnini ve saklama süresini kendi kaydında tutar. Şablonu sonradan değiştirmeniz daha önce gönderilmiş formları değiştirmez.
Dikkat edilecekler
- KVKK onayı, ticari elektronik ileti izni (İYS) yerine geçmez. Kampanya SMS'i ve e-postası için müşterinin İYS izni ayrıca gerekir.
- Şablon ekranlarını açamıyorsanız yöneticinizden menü yetkisi isteyin.
Sık sorulanlar
SMS'te müşterinin adı yerine [musteri] yazıyor.
[musteri] köşeli parantezle ve küçük harfle yazılmalıdır. Özel Alan'daki + düğmesiyle eklerseniz doğru yazılır.
Bir form iki SMS kontörü düşürdü.
Metin ve eklenen bağlantı birlikte 160 karakteri geçmiştir. SMS bilgi metnini kısaltın.
Sözleşme metnini değiştirdim; eski müşteriler yeni metni mi görecek?
Hayır. Daha önce gönderilen formlar gönderildikleri andaki metni gösterir. Yeni metin yalnız bundan sonra gönderilen formlarda kullanılır.
İlgili kılavuzlar
- Kişi kartı nasıl düzenlenir, pasif yapılır ve silinir? (İşlemler > KVKK Formu Gönder)
- Kişi kartı nasıl oluşturulur?