Müşteri bilgileri Excel ile nasıl güncellenir?
Her müşteriye farklı bir değer vermeniz gerekiyorsa, örneğin müşterileri satış personellerine bölüştürüyorsanız, değerleri bir Excel dosyasına yazıp Müşteri Bilgi Değişikliği ekranından tek seferde yüklersiniz. Herkese aynı değeri vermek için bkz. Müşteri bilgileri toplu nasıl değiştirilir?
Nereden açılır?
Müşteri Yönetimi > Müşteri Bilgi Değişikliği menüsünü açın ve sağdaki Excel ile Güncelle sekmesine geçin.
Başlamadan önce
Not
Excel ile yapılan değişiklik geri alınamaz. Kartın Log'unda değişikliği kimin ve ne zaman yaptığı görünür. Yüklemeden önce dosyayı kontrol edin.
- Firmaları ve kişileri ayrı yüklersiniz. Soldaki Kriterler'de Firma Yönetimi ya da Kişi Yönetimi'ni seçin; sekmedeki satırlar buna göre açılır.
- Dosya .xlsx ya da .xlsm olmalıdır. İlk satır başlıktır, okuma 2. satırdan başlar; en çok 50.000 satır okunur.
- Değerler adıyla eşleştirilir. Müşteri Tipi ve Faaliyet Alanı tanımlardaki adla, Satış Personeli personel kartındaki ad ve soyadla birebir aynı yazılmalıdır.
Excel dosyasını hazırlayın
Her satıra bir müşteri yazın. Bir sütun müşteriyi bulmak, diğerleri yeni değerler içindir:
| Sütun | Ne yazılır |
|---|---|
| Firma Kodu / Kişi Kodu | Kartın kodu. Müşteri bununla bulunur. |
| Firma/Kişi VKN | Kodun yerine vergi numarasıyla bulmak için. |
| Faaliyet Alanı | Yeni faaliyet alanı (yalnız firmalarda). |
| Satış Personeli | Personelin adı ve soyadı. |
| Müşteri Tipi | Yeni müşteri tipi. |
| Yeni Firma Kodu | Kartın yeni kodu. Başka bir kartta kullanılan kod verilemez. |
| Resmi Adı | Kartın yeni resmi adı. Başka bir kartta kullanılan resmi ad verilemez. |
| İlgili | Kartın yeni ilgili kişisi. |
Yalnız değiştireceğiniz sütunları koyun. Sütunların sırası serbesttir.
Adım adım: Excel ile nasıl güncellenir?
- Kriterler'de Firma Yönetimi ya da Kişi Yönetimi'ni seçin.
- Excel ile Güncelle sekmesinde müşterinin nasıl bulunacağını seçin: firmalarda Firma Kodu ya da Firma/Kişi VKN, kişilerde Kişi Kodu ya da Firma/Kişi VKN. Satırın yanındaki yuvarlak seçimi işaretleyin; diğeri kilitlenir.
- Her satırın Excel Hücresi Seçiniz listesinden dosyadaki sütun harfini (A, B, C …) seçin. Kullanmadığınız satırları Seçiniz'de bırakın.
- Excel Dosyası Seç'e tıklayın ve dosyayı yükleyin.
- Sonuç penceresinde İşlem Sayısı, Doğru İşlem ve Hatalı İşlem yazar. Hatalı satır varsa hataların listesini pencerede verilen bağlantıdan indirin.
Yüklemeden önce şu uyarılar çıkabilir:
- "Firma Kodu veya VKN için hücre seçilmelidir." / "Kişi Kodu veya VKN için hücre seçilmelidir.": müşteriyi bulacak sütunu seçin.
- "Faaliyet Alanı, Müşteri Tipi, Satış Personelinden en az biri için hücre seçilmelidir.": en az bir değer sütunu seçin.
Hata dosyasında ne yazar?
Bir satırda sorun olursa hata dosyasına satır numarasıyla yazılır:
| Hata | Ne yapılır |
|---|---|
| "… Firma koduna ait bir Firma bulunamadı." | Kod yanlış ya da kart yok; kodu kontrol edin. |
| "… vergi numarası 2 kartta kayıtlı. Satır güncellenmedi; bu kartları Firma Kodu ile güncelleyin." | Aynı vergi numaralı kartlar (şubeler gibi) var; bu satırları kodla güncelleyin. |
| "… Müşteri Tipi Mevcut Değil." / "… Faaliyet Alanı Mevcut Değil." / "… Satış Personeli Mevcut Değil." | Ad tanımdakiyle birebir aynı değil. |
| "… Müşteri Tipi boş." gibi | Seçtiğiniz sütunda o satırın hücresi boş. |
| "… Yeni Firma Kodu Zaten Mevcut." / "… Yeni Resmi Adı Zaten Mevcut." | Kod ya da resmi ad başka bir kartta kullanılıyor. |
Bir satırda yalnız bir sütun hatalıysa o alan değişmez, aynı satırın diğer sütunları yine güncellenir; satır hatalı sayılır. Kartın kendi kodunu ya da resmi adını yeniden yazmak hata vermez.
Dikkat edilecekler
- Şubeleri ya da aynı vergi numarasıyla açılmış birden çok kartı olan müşterileri Firma Kodu ile güncelleyin.
- Personel adındaki fazla boşluk ya da farklı yazım (ör. "Ayse" / "Ayşe") eşleşmeyi bozar. Adları listeden kopyalayın.
- Kartın vade, indirim ve fiyat bilgileri bu sekmeden değil, Bilgi Değişikliği sekmesinden değiştirilir.
Sık sorulanlar
Doğru İşlem sıfır çıktı, hiçbir kart değişmedi.
Müşteriyi bulacak sütun yanlış seçilmiş olabilir. Excel Hücresi Seçiniz'deki harfin dosyadaki kod ya da vergi numarası sütunu olduğunu kontrol edin. Kriterlerde firma ya da kişi seçiminin dosyadaki kartlarla aynı olduğuna bakın.
Kişilerde Faaliyet Alanı satırı kilitli.
Faaliyet alanı yalnız firmalarda bulunur. Kişiler için Satış Personeli ve Müşteri Tipi güncellenir.
Dosyam 50.000 satırdan uzun.
Dosyayı 50.000 satırlık parçalara bölüp sırayla yükleyin.