Vardiya planı ve personel ataması nasıl yapılır?
Ekipleriniz bir hafta sabah, bir hafta akşam, bir hafta gece çalışıyorsa bu dönüşü her hafta elle takip etmek zordur. Dönüşüm planında sırayı bir kez tanımlarsınız; program her personelin hangi hafta hangi vardiyada olduğunu kendisi bulur ve çizelgede gösterir. İzin süresini ve fazla mesaiyi de o vardiyaya göre hesaplar.
Nereden açılır?
Ayarlar > Genel Parametreler ekranını açın ve soldaki listeden Çalışma Saatleri'ni seçin. Planlar Dönüşüm planları, atamalar Personel ataması sekmesindedir.
Başlamadan önce
- Planda kullanacağınız vardiyalar Vardiyalar sekmesinde tanımlı olmalı. Vardiya tanımını Genel Parametreler – Çalışma Saatleri ve vardiyalar nasıl tanımlanır? kılavuzu anlatır.
Adım adım: plan nasıl kurulur?
- Dönüşüm planları sekmesinde Yeni plan'a tıklayın. Sağda plan paneli açılır.
- Plan adı alanına bir ad yazın, örneğin "Üçlü dönüşüm".
- Haftalar bölümünde 1. hafta hazır gelir. Hafta ekle satırındaki vardiya düğmelerine tıklayarak sıradaki haftaları ekleyin, örneğin Akşam, sonra Gece. Bir haftanın vardiyasını kendi listesinden değiştirebilir, × ile haftayı çıkarabilirsiniz.
- Önizleme bölümünde, planı bu hafta 1. haftadan başlatan personelin önümüzdeki haftaları görünür. Sırayı buradan kontrol edin.
- Kaydet'e tıklayın. Plan listede hafta sırasıyla görünür.
Haftalar sırayla tekrar eder: üç haftalık planda 4. hafta yine 1. haftanın vardiyasıdır. Herkesin hep aynı vardiyada çalışmasını istiyorsanız tek haftalık bir plan kurun; listede "Sabit vardiya" yazar.
Adım adım: personel nasıl atanır?
- Personel ataması sekmesinde Personel ata'ya tıklayın.
- Personel bölümünde ad ya da soyadla arayıp kutuları işaretleyin. Seçtikleriniz üstte görünür; × ile çıkarabilirsiniz. Birden çok personel seçebilirsiniz.
- Plan bölümünde planın kartına tıklayın.
- Başlangıç tarihi'ni seçin ya da Bugün, Bu Pazartesi, Gelecek Pazartesi düğmelerinden birine tıklayın. Atama bu tarihten itibaren geçerli olur.
- Plan birden çok haftalıksa İlk hafta bölümünde, başlangıç tarihinin haftasında planın hangi haftasının uygulanacağını seçin, örneğin "2. hafta · Akşam".
- Önizleme'de önümüzdeki haftaları kontrol edin ve Ata'ya tıklayın. "Vardiya ataması kaydedildi." mesajı çıkar.
Örnek: üç ekibiniz 09.11.2026 haftasında sırasıyla sabah, akşam ve gece çalışacaksa, üçünü de aynı plana ve aynı tarihe atayın; İlk hafta olarak ekiplere 1, 2 ve 3. haftayı seçin.
Bir personeli plandan çıkarmak için Plan bölümünde Varsayılan çalışma saatleri kartını seçip bir tarihten itibaren atayın.
Çizelge
Personel ataması sekmesindeki çizelgede her satır bir personeldir. Plan sütununda bugünkü planı ve ne zamandan beri geçerli olduğu, ileri tarihli bir atama varsa o da yazar. Sonraki sütunlar haftalardır; her hücrede o haftanın vardiyası görünür, bu hafta vurgulanır.
- ‹ ve › önceki ve sonraki haftaları, Bu hafta bugünün haftasını gösterir.
- Personel ara kutusu listeyi ada göre süzer.
- Bir satıra tıklayınca personelin paneli açılır: önümüzdeki haftalar ve bütün atamaları. Atamanın Durum'u Geçerli (bugün kullanılan), İleri tarihli (başlangıcı gelmemiş) ya da Önceki (yerini yenisine bırakmış) olur. Sil atamayı siler, Yeni atama o personel seçili olarak atama panelini açar.
Planı değiştirme ve silme
- Planın satırında Düzenle'ye tıklayın, haftaları değiştirip Kaydet'e tıklayın. Değişiklik o plandaki bütün personele geçmiş günler dahil uygulanır.
- Sil planı siler. Bir atamada kullanılan plan silinemez; önce o atamaları değiştirin ya da silin.
Hesaplara etkisi
- Personel Yönetimi > İzin İşlemleri ve Personel Yönetimi > Personel İzin Talebi: saatlik iznin gün karşılığı, personelin o günkü vardiyasının net çalışma süresine göre hesaplanır.
- Raporlar > Personel Raporları ekranında Personel Çalışma Saatleri raporu her girişin yanında hesapta kullanılan vardiyayı Vardiya sütununda gösterir. Normal çalışma süresi, mola ve fazla mesai o vardiyaya göre bulunur. Vardiyanın çalışma günü olmayan bir günde çalışılan sürenin tamamı fazla mesai sayılır.
- Plana atanmamış personel varsayılan vardiyayla hesaplanır. Destek talepleri her zaman varsayılan vardiyaya bakar.
Dikkat edilecekler
- Haftalar Pazartesi başlar.
- Aynı personele aynı başlangıç tarihiyle yeni atama yaparsanız eskisinin yerine geçer.
- Eski bir atamayı silmek, o döneme ait raporların ve izin hesaplarının sonucunu değiştirir.
Sık sorulanlar
Personel bu hafta yanlış vardiyada görünüyor.
Personelin satırına tıklayıp atamasının İlk hafta değerine bakın. Düzeltmek için Yeni atama ile aynı başlangıç tarihini ve doğru ilk haftayı seçip yeniden atayın; yeni atama eskisinin yerine geçer.