Belge ataması ve Atama Bilgileri nasıl kullanılır?
Bir belgenin takibini başka bir çalışana devretmek için atama yaparsınız: belgenin Sahip'i atadığınız kişi olur, kişiye bildirim, e-posta ya da SMS gider. Yapılan bütün atamalar belgenin Atama Bilgileri sekmesinde saklanır. Atama teklif, sipariş, irsaliye ve fatura ekranlarında aynı çalışır.
Nereden açılır?
Belgeyi açın ve İşlemler menüsünden ekranın atama komutuna tıklayın: Teklif Ataması, Sipariş Ataması, İrsaliye Ataması ya da Fatura Ataması. Geçmiş atamalar belge satırlarının bulunduğu alt sekmelerden Atama Bilgileri'ndedir.
Başlamadan önce
- Belge kaydedilmiş olmalı. Kaydedilmemiş belgede "… Kayıt Edilmeden Atanamaz." uyarısı çıkar.
- Atanacak kişi uygulamada kullanıcısı olan bir çalışan olmalıdır.
Adım adım: belge nasıl atanır?
- Belgeyi açın, İşlemler menüsünden … Ataması'na tıklayın. Atama penceresi açılır.
- Atanacak Kişi'yi seçin.
- Şube belgenin şubesiyle dolar; atamayla birlikte belgenin şubesini değiştirmek istiyorsanız başka şube seçin.
- Son Tarih'e kişinin belgeyle ne zamana kadar ilgilenmesi gerektiğini girin. Bugünün tarihiyle gelir.
- Kişiye nasıl haber verileceğini işaretleyin: Bildirim Gönder (uygulama içi, işaretli gelir), E-Posta Gönder, Sms Gönder.
- Kaydet'e tıklayın. "Atama İşlemi Yapıldı." mesajı çıkar, belgenin Sahip alanı atanan kişi olur.
Atama Bilgileri sekmesi
Sekme belgenin atama geçmişini listeler:
| Kolon | Anlamı |
|---|---|
| Görevi Veren | Atamayı yapan kullanıcı |
| Görevli | Belgenin atandığı kişi |
| Son Tarih | Atamada girilen son tarih |
Liste her atamadan sonra kendiliğinden yenilenir. Belge birden çok kez atandıysa her atama ayrı satırdır; belgenin Sahip'i son atanan kişidir.
Atamanın etkisi
- Belgenin Sahip'i ve Şube'si atamadaki kişi ve şubeyle değişir.
- Raporlarda temsilci olarak belgenin sahibi kullanılır; örneğin Teklif Raporu'nun Temsilciler kırılımı.
- Teklifte son geçerlilik bildirimi teklifin sahibine gider; atamadan sonra yeni sahibe gider. Bkz. Teklif durumu nasıl takip edilir?
Dikkat edilecekler
Not
Atama onaylı belgede de yapılır ve belgenin sahibini ve şubesini değiştirir. Belgenin onayı ve içeriği değişmez.
- Şube alanını boş bırakmayın; boşsa "Lütfen Atanacak Şubeyi Seçiniz" uyarısı çıkar.
- Sipariş listesinde birden çok siparişin sahibini bir kerede değiştirmek için İşlemler > Toplu Sahip Atama'yı kullanın: bir kişinin bütün siparişlerini ya da seçtiğiniz siparişleri yeni sahibe aktarır. Bu atamalar da her siparişin Atama Bilgileri'ne yazılır ve yeni sahibe tek bir bildirim gider.
Sık sorulanlar
Atanan kişiye bildirim gitmedi.
Atama penceresinde Bildirim Gönder'in işaretli olduğunu kontrol edin. Bildirim yalnız atama kaydedilirken gönderilir; pencere Kapat ile kapatıldıysa atama da bildirim de yapılmamıştır.
Atama Bilgileri boş ama belgenin bir sahibi var.
Sahip belge girilirken belge ekranındaki Sahip alanından seçilmiştir. Atama Bilgileri yalnız atama penceresiyle ve Toplu Sahip Atama ile yapılan atamaları gösterir.