Alış Faturası Nedir? Muhasebe Kaydı ve Örneklerle Rehber

Alış faturası, bir işletmenin mal veya hizmet satın aldığında karşı taraftan aldığı belgedir. Satıcı tarafından düzenlenir, alıcının elinde kalır ve alıcı için hem gider/maliyet hem de indirilecek KDV doğurur. Yani faturayı siz kesmezsiniz; size kesilir.

Bu ayrım basit görünse de ön muhasebede en sık karıştırılan konulardan biridir. Faturanın yanlış tarafa kaydedilmesi, KDV beyannamesinde indirilecek KDV'nin eksik gösterilmesine ve cari hesapların tutmamasına yol açar. Bu rehberde alış faturasının tanımını, satış faturasından farkını, 153 / 191 / 320 hesaplarla örnek yevmiye kayıtlarını ve kayıt sırasında en çok yapılan hataları adım adım ele alıyoruz.

Alış Faturası Nedir?

Alış faturası, işletmenin tedarikçisinden mal veya hizmet satın alması karşılığında tedarikçinin düzenleyip işletmeye verdiği ticari belgedir. Muhasebe dilinde "gelen fatura" olarak da anılır; e-fatura sistemine geçmiş işletmelerde bu belgeler doğrudan gelen kutusuna düşer.

Hukuki dayanağını Vergi Usul Kanunu'ndaki fatura tanımından alır: fatura, satılan mal veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere satıcı tarafından düzenlenen ticari vesikadır. Aynı belge, düzenleyen için satış faturası, alan için alış faturasıdır. Belge tektir; taraflara göre adı ve muhasebe etkisi değişir.

Alış faturası işletmeniz açısından üç şey yaratır:

• Maliyet veya gider: Ticari mal alımıysa stok maliyetine, hizmet alımıysa doğrudan gidere gider.
• İndirilecek KDV: Fatura üzerindeki KDV, koşulları sağlanıyorsa hesaplanan KDV'nizden indirilir.
• Cari borç: Peşin ödenmediyse tedarikçiye karşı bir borç doğar.

Alış Faturasında Kontrol Etmeniz Gereken Bilgiler

Faturayı kaydetmeden önce şu alanların eksiksiz olduğundan emin olun:

• Düzenleme tarihi ve fatura numarası
• Satıcının unvanı, adresi, vergi dairesi ve VKN/TCKN bilgisi
• Alıcı olarak sizin unvan ve vergi bilgileriniz
• Mal/hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı
• KDV oranı ve KDV tutarının ayrı gösterimi
• Varsa iskonto, nakliye, tevkifat satırları

Alıcı bilgileri hatalı olan bir faturada KDV indirimi riske girer. Böyle bir durumda faturayı kaydetmek yerine tedarikçiden düzeltme talep etmek daha güvenlidir.

Alış Faturası ile Satış Faturası Arasındaki Fark

Temel fark şudur: satış faturasını siz düzenlersiniz ve KDV'si hesaplanan KDVdir; alış faturası size düzenlenir ve KDV'si indirilecek KDVdir. İkisi arasındaki fark, o dönem ödeyeceğiniz veya devreden KDV'yi belirler.

Pratik kontrol yöntemi basittir: faturanın üzerindeki "Sayın" kısmında sizin unvanınız yazıyorsa, o bir alış faturasıdır.

Alış Faturası Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?

Alış faturası kaydında mal veya hizmetin KDV hariç tutarı ilgili stok ya da gider hesabına, KDV tutarı 191 İndirilecek KDV hesabına borç yazılır; toplam tutar ise ödeme şekline göre 320 Satıcılar, 100 Kasa veya 102 Bankalar hesabına alacak kaydedilir.

Örnek 1: Veresiye Ticari Mal Alımı

İşletmeniz, satmak üzere 100.000 TL (KDV hariç) tutarında ticari mal satın aldı. KDV oranı %20, yani 20.000 TL. Fatura toplamı 120.000 TL ve ödeme 30 gün vadeli.

Ödeme peşin yapılsaydı 320 Satıcılar yerine 100 Kasa veya 102 Bankalar hesabı alacaklandırılırdı. Ödeme çekle yapılacaksa 321 Borç Senetleri gibi ilgili hesap devreye girer.

Örnek 2: Hizmet Alımı (7'li Gider Hesapları)

Hizmet alımlarında satın alınan şey stoğa girmediği için 153 kullanılmaz; doğrudan gider hesabına yazılır. İşletmeniz 10.000 TL + %20 KDV tutarında muhasebe danışmanlık hizmeti aldı ve fatura veresiye.

Gider hesabının seçimi, harcamanın hangi fonksiyona ait olduğuna göre değişir: pazarlama faaliyetiyse 760 Pazarlama, Satış ve Dağıtım Giderleri, üretimle ilgiliyse 730 Genel Üretim Giderleri kullanılır. 7/B seçeneğini uygulayan işletmelerde ise 79'lu gider çeşidi hesapları devreye girer. Hangi seçeneğe tabi olduğunuzdan emin değilseniz mali müşavirinize danışın.

Stok Dışı ve Duran Varlık Alımları

Her alış faturası 153'e gitmez. Doğru hesabı seçmek için şu ayrımı yapın:

• 153 Ticari Mallar: Olduğu gibi tekrar satmak üzere alınan mallar.
• 150 İlk Madde ve Malzeme: Üretimde kullanılacak hammadde ve malzeme.
• 255 Demirbaşlar / 253 Tesis, Makine ve Cihazlar: Bir yıldan uzun süre kullanılacak, amortismana tabi kıymetler.
• 7'li gider hesapları: Hizmet alımları ve dönem gideri niteliğindeki harcamalar.

Amortismana tabi bir kıymeti gider hesabına yazmak, hem dönem kârını hem de vergi matrahını hatalı gösterir. Bu, denetimlerde en sık rastlanan kayıt hatalarından biridir.

Alış Faturası Kaydında Dikkat Edilecekler

Alış faturası kaydında en kritik dört kontrol noktası tarih, KDV oranı, cari hesap eşleşmesi ve e-fatura gelen kutusu takibidir. Bunlar atlandığında hata genellikle ay sonu mutabakatında ortaya çıkar ve düzeltmesi zahmetli olur.

• Fatura tarihi ve dönem: Kayıt, faturanın düzenlenme tarihine göre yapılır; faturayı elinize geçtiği tarihe göre değil. Ay sonunda düzenlenip ayın ilk günlerinde elinize ulaşan faturalar bu yüzden yanlış döneme kaydedilebilir.
• KDV oranı kontrolü: Türkiye'de genel KDV oranı %20; bazı mal ve hizmetlerde %10 ve %1 indirimli oranlar uygulanır. Faturadaki oranın ürün grubuyla uyumlu olduğunu doğrulayın; güncel oran listeleri için GİB'in yayımladığı düzenlemeleri kontrol edin.
• Cari hesap eşleşmesi: Faturayı doğru tedarikçi kartına işleyin. Aynı firmanın farklı unvanlarla iki kez açılması, cari mutabakatlarının tutmamasının bir numaralı sebebidir.
• E-fatura / e-arşiv gelen kutusu: E-fatura mükellefiyseniz, gelen faturalar sisteme düşer ve belirli bir süre içinde kabul veya ret yanıtı verilmesi gerekir. Yanıtsız bırakılan faturalar hem KDV indirimini hem de cari mutabakatını aksatır.
• KDV tevkifatı: Bazı hizmet alımlarında (temizlik, yapım işleri, işgücü temini gibi) kısmi KDV tevkifatı uygulanır. Bu durumda kaydınıza 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar hesabı da girer. Tevkifat kapsamı ayrıntılı bir konudur; işleminizin kapsama girip girmediğini mali müşavirinizle teyit edin.
• Stok hareketi: Mal alımlarında fatura kaydıyla birlikte stok miktarının da güncellenmesi gerekir. Muhasebe ve stok ayrı yerlerde tutulduğunda sayım farkları kaçınılmaz hale gelir.

Bu kontrollerin çoğu manuel yapıldığında zaman alır. Evobulut gibi bulut tabanlı çözümlerde gelen e-fatura doğrudan sisteme düştüğü için cari kart eşleşmesi, KDV ayrıştırması ve stok girişi tek adımda tamamlanır.

Alış Faturasında İade Durumu

Satın aldığınız malı tedarikçiye geri gönderdiğinizde, alış faturasının etkisi ters kayıtla iptal edilir: 320 Satıcılar borçlandırılır, 153 Ticari Mallar ve 191 İndirilecek KDV alacaklandırılır. KDV mükellefi bir işletmeyseniz bu iade için karşı tarafa bir iade faturası düzenlemeniz gerekir.

Örneğin 10.000 TL + 2.000 TL KDV tutarındaki bir malı iade ettiğinizde kayıt şu şekildedir:

Kısmi iadeler, iskonto sonrası iadeler ve dönem değişikliğine denk gelen iadelerde kayıt biraz farklılaşır. Bu senaryoların tamamını örneklerle ele aldığımız alıştan iade muhasebe kaydı rehberimize göz atabilirsiniz.

Özet ve Sonraki Adım

Alış faturası, satın alma tarafındaki her işlemin muhasebe karşılığıdır: doğru hesaba yazıldığında stok maliyetiniz, KDV beyanınız ve cari bakiyeniz tutar; yanlış yazıldığında üçü birden bozulur. Kayıt yaparken şu üç soruyu sormak hatanın büyük kısmını önler: Bu bir mal mı, hizmet mi, duran varlık mı? KDV oranı doğru mu? Cari kart doğru mu?

Bu kontrolleri elle yapmak zorunda değilsiniz. Evobulut'un ön muhasebe programı ile gelen faturalarınız cari hesaba ve stoğa otomatik işlenir, indirilecek KDV'niz anlık olarak raporlanır. Ücretsiz demo hesabıyla kendi faturalarınız üzerinde deneyebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Alış faturası gider midir?

Her alış faturası doğrudan gider değildir. Hizmet alımları ve dönem giderleri 7'li gider hesaplarına yazılarak gider niteliği taşır. Ticari mal alımları önce 153 Ticari Mallar hesabında stok olarak izlenir, satıldığında satılan malın maliyetine dönüşür. Amortismana tabi kıymetler ise doğrudan gider yazılmaz, amortisman yoluyla yıllara yayılır.

Alış faturası kaç yıl saklanır?

Vergi mevzuatı açısından defter ve belgelerin, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından itibaren beş yıl saklanması gerekir. Türk Ticaret Kanunu açısından ticari belgelerin saklama süresi ise on yıldır. Uygulamada güvenli olan, uzun süreyi esas alarak on yıl saklamaktır. E-faturalarda saklama elektronik ortamda yapılır.

E-faturada alış faturası nasıl görünür?

E-fatura mükellefi işletmelerde tedarikçinizin düzenlediği fatura, sisteminizin gelen kutusuna düşer. Ticari fatura senaryosunda faturaya belirli bir süre içinde kabul veya ret yanıtı vermeniz beklenir; yanıt verilmezse fatura kabul edilmiş sayılır. Temel fatura senaryosunda ise ret yanıtı verilemez, itiraz harici yollarla yapılır. Muhasebe programınız e-fatura entegrasyonuna sahipse bu faturalar otomatik olarak cari ve stok kayıtlarına aktarılabilir.

Alış faturası deftere nasıl işlenir?

Bilanço esasına tabi işletmelerde alış faturası önce yevmiye defterine kaydedilir, oradan defter-i kebire ve ilgili yardımcı defterlere aktarılır. Yevmiye kaydında mal/hizmet bedeli ve indirilecek KDV borç, ödeme şekline göre satıcı veya kasa/banka hesabı alacak yazılır. İşletme defteri tutan mükelleflerde ise fatura, gider sütununa KDV hariç tutarıyla işlenir ve KDV ayrıca takip edilir.

Proforma fatura alış faturası mıdır?

Hayır. Proforma fatura, satıcının alıcıya verdiği bir teklif veya ön bilgilendirme belgesidir; resmi bir mali belge değildir. Muhasebe kaydına konu edilmez ve üzerindeki KDV indirim konusu yapılamaz. Muhasebe kaydı, ancak malın teslimi veya hizmetin ifasının ardından düzenlenen asıl fatura ile yapılır.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve mali müşavirlik hizmeti yerine geçmez. Vergi oranları, saklama süreleri ve tevkifat kapsamı mevzuat değişikliklerine tabidir; güncel düzenlemeler için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayınlarını takip edin ve işletmenize özel durumlarda mali müşavirinize danışın.