Cari Mutabakat Nedir, Nasıl Yapılır? Örnek Mektup ve Şablon (2026)

Cari mutabakat, birbiriyle ticari ilişkisi olan iki tarafın belirli bir tarih itibarıyla cari hesap bakiyelerini karşılıklı olarak doğrulamasıdır. Alıcı ve satıcı, kendi kayıtlarındaki borç/alacak tutarını karşı tarafla kıyaslar; tutarlar eşleşiyorsa "mutabıkız" denir, eşleşmiyorsa fark araştırılır. Mutabakat, yanlış kayıtların bilançoya taşınmasını, tahsilat gecikmelerini ve BA-BS bildirimlerindeki uyumsuzlukları önlemek için yapılır.

Bu rehberde cari mutabakatın ne olduğunu, hangi türlerinin bulunduğunu, adım adım nasıl yapıldığını ve farklar çıktığında ne yapmanız gerektiğini anlatıyoruz. Yazının içinde doğrudan kullanabileceğiniz bir mutabakat mektubu örneği ve indirilebilir bir mutabakat formu şablonu da bulacaksınız.

Cari Mutabakat Nedir?

Cari mutabakat, sizin defterinizde müşterinizin veya tedarikçinizin adına görünen bakiye ile karşı tarafın kendi defterinde sizin adınıza görünen bakiyenin aynı olup olmadığının kontrol edilmesidir. Siz bir müşterinize 50.000 TL alacak kaydı düşmüşseniz, müşterinizin kayıtlarında da size 50.000 TL borç görünmelidir. Bu iki rakam birbirini tutuyorsa cari hesap mutabakatı sağlanmış demektir.

Burada iki temel kavram öne çıkar: borç bakiyesi ve alacak bakiyesi. Bir cari hesabın borç bakiyesi vermesi, o kişinin size borçlu olduğunu; alacak bakiyesi vermesi ise sizin ona borçlu olduğunuzu gösterir. Mutabakat mektubunda bakiye her zaman gönderen tarafın bakış açısıyla yazılır; karşı taraf da aynı tutarı ters yönde görmelidir.

Cari mutabakat tek başına bir yasal zorunluluk değildir; Vergi Usul Kanunu'nda "her ay müşterilerinizle mutabakat yapın" diye bir hüküm bulunmaz. Ancak uygulamada fiilen gereklidir. Alış ve satış verilerinin karşı tarafla uyumlu olması, yıl sonu envanter ve bilanço çalışmaları, bağımsız denetim ve vergi incelemelerinde cari hesapların doğrulanması hep mutabakata dayanır. Bu nedenle mali müşavirler ve denetçiler mutabakat yazışmalarını düzenli olarak talep eder.

Mutabakat Türleri

Uygulamada üç mutabakat türü öne çıkar: cari hesap mutabakatı, BA-BS mutabakatı ve bakiye mutabakatı. Her biri farklı bir soruya cevap verir ve farklı sıklıkta yapılır.

Cari Hesap Mutabakatı

Cari hesap mutabakatı, iki taraf arasındaki tüm hareketlerin (fatura, iade, ödeme, tahsilat, çek/senet) belirli bir dönem için karşılaştırılmasıdır. Yalnızca son bakiye değil, bakiyeyi oluşturan hareketler de kontrol edilir. En kapsamlı mutabakat türüdür ve farkların nereden kaynaklandığını bulmak için en uygun yöntemdir.

BA-BS Mutabakatı

BA-BS mutabakatı, aynı ay içinde belirli bir tutarı aşan mal ve hizmet alışlarının (Form BA) ve satışlarının (Form BS) karşı tarafla KDV hariç tutar ve belge sayısı bazında karşılaştırılmasıydı. Mantığı şuydu: sizin BS formunuzda müşterinize yaptığınız satış ne kadar görünüyorsa, müşterinizin BA formunda da sizden yaptığı alış aynı tutarda görünmeliydi; uyumsuzlukta vergi dairesi taraflardan açıklama isterdi. Bu nedenle her ay bildirim öncesi karşı tarafla mutabakat yapmak fiilen zorunluluk hâline gelmişti.

Önemli güncelleme: 565 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile Form BA ve Form BS bildirim zorunluluğu Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırılmıştır. Uzun yıllar uygulanan 5.000 TL bildirim eşiği de bu tarihten sonra geçerliliğini yitirmiştir. Ancak önceki dönemlere ait bildirimler incelemelerde hâlâ sorgulanabildiği için geçmiş dönem farkları düzeltilmeye devam eder. Karşılıklı doğrulama bugün e-fatura ve e-arşiv verileri üzerinden idare tarafından zaten yapıldığından, cari hesap mutabakatının önemi azalmamış, aksine artmıştır. Uygulamanın güncel durumu ve olası yeni düzenlemeler için GİB'i kontrol edin.

Bakiye Mutabakatı

Bakiye mutabakatı, hareketlere girmeden yalnızca belirli bir tarihteki toplam borç veya alacak tutarının karşı tarafla teyit edilmesidir. Hızlıdır, çok sayıda cari hesap için topluca uygulanabilir ve genellikle ay sonu veya yıl sonu için tercih edilir. Bakiye tutmuyorsa detaylı cari hesap mutabakatına geçilir.

Cari Mutabakat Ne Zaman Yapılır?

Cari mutabakat en az yılda bir, ideal olarak ise her ay sonunda yapılmalıdır. Sıklık, işletmenizin hareket yoğunluğuna ve müşteri sayısına göre değişir; ancak üç zamanlama pratikte standart kabul edilir.

1. Aylık mutabakat: KDV beyan dönemiyle uyumludur. Ay kapanmadan yapıldığında eksik fatura ve eşleşmeyen ödemeler beyanname verilmeden yakalanır. Hareketi yoğun müşteri ve tedarikçiler için önerilir.
2. Çeyreklik mutabakat: Geçici vergi dönemleriyle örtüşür. Üç aylık dönemin sonunda alacakların gerçekliği doğrulanır, şüpheli alacaklar erken fark edilir.
3. Yıl sonu mutabakatı: 31 Aralık bakiyesi üzerinden yapılır ve en kritik olanıdır. Envanter çalışması ve bilanço, cari hesap bakiyelerinin doğru olduğu varsayımıyla hazırlanır. Yıl sonunda mutabakatı sağlanmamış bir alacak, bilançoda gerçekte olmayan bir varlık olarak durabilir.

Yıl sonu mutabakatını Ocak ayının ilk haftalarında tamamlamak, muhasebe kapanışını rahatlatır. Bu tarihten sonra fark edilen hatalar, düzeltme kaydı ve bazen düzeltme beyannamesi gerektirir.

Adım Adım Cari Mutabakat Süreci

Cari mutabakat altı adımda tamamlanır: ekstre hazırlama, bakiye çıkarma, karşı tarafa gönderme, cevap süresi belirleme, fark analizi ve farkların kapatılması. Adımları sırasıyla uygulamak, hem süreci kısaltır hem de farkların gözden kaçmasını önler.

1. Cari ekstreyi hazırlayın. Mutabakat tarihine kadar olan tüm hareketleri (faturalar, iadeler, tahsilat ve ödemeler, çek/senet girişleri) içeren cari hesap ekstresini çıkarın. Ekstrede tarih, belge numarası, açıklama, borç, alacak ve yürüyen bakiye sütunları olmalıdır.
2. Bakiyeyi çıkarın. Mutabakat tarihi itibarıyla net bakiyeyi ve yönünü (borç mu, alacak mı) netleştirin. Döviz cinsinden çalışıyorsanız hem döviz hem TL karşılığını ayrı ayrı yazın.
3. Karşı tarafa gönderin. Mutabakat mektubunu ekstreyle birlikte e-posta, KEP veya posta yoluyla iletin. Gönderim kaydını (tarih, alıcı, yöntem) mutlaka saklayın; ileride ispat gerekebilir.
4. Cevap süresi belirleyin. Mektupta net bir cevap tarihi yazın. Uygulamada 7 ila 15 gün yaygındır. Sürenin dolmasına yakın bir hatırlatma planlayın.
5. Farkları analiz edin. Karşı taraf "mutabık değiliz" derse iki ekstreyi hareket bazında karşılaştırın. Farkın hangi belge veya tarihte oluştuğunu tespit edin.
6. Farkları kapatın ve kaydedin. Eksik fatura, kaydedilmemiş iade veya eşleşmeyen ödeme gibi nedenleri düzelttikten sonra yeni bakiye üzerinden ikinci bir mutabakat mektubu gönderin. Onaylı mektubu cari hesap dosyasında arşivleyin.

Mutabakat Mektubu Örneği

Bir mutabakat mektubunda mutlaka tarih, her iki tarafın unvan ve vergi bilgileri, mutabakat tarihi itibarıyla bakiye ve yönü, "mutabıkız / mutabık değiliz" seçeneği ve imza alanları bulunmalıdır. Aşağıdaki şablonu kendi işletmenize uyarlayarak doğrudan kullanabilirsiniz.

Mektubun doldurulabilir Word ve PDF versiyonunu buradan indirebilirsiniz: [ŞABLON LİNKİ]. Şablonda bakiye tablosu, döviz alanı ve ekstre eki için ayrı bölümler bulunmaktadır.

Mutabakat mektubu ile mutabakat formu arasındaki fark şudur: mektup tek bir cari hesaba yazılan, açıklama içeren bir yazıdır; mutabakat formu ise aynı bilgileri tablo düzeninde tutan, çok sayıda cari hesap için seri şekilde doldurulan standart bir belgedir. Yıl sonunda onlarca müşteriye gönderim yapacaksanız form düzeni, tek bir büyük müşteriyle detaylı yazışacaksanız mektup düzeni daha uygundur. Her iki belgede de mutabakat tarihi, bakiye yönü ve cevap süresi eksiksiz olmalıdır.

Mutabakat Farkları Nasıl Çözülür?

Mutabakat farkları neredeyse her zaman beş nedenden birine dayanır: kayda geçmemiş fatura, işlenmemiş iade, kur farkı, tarih kayması ve eşleşmeyen ödeme. Farkı çözmenin yolu, önce hangi nedenin geçerli olduğunu bulmak, sonra ilgili belgeyi düzeltmektir.

Fark kapatıldıktan sonra düzeltme kaydının dayanağını (e-posta yazışması, ek fatura, dekont) mutabakat dosyasına ekleyin. Denetimde "bu fark neden düzeltildi?" sorusunun cevabı bu dosyada olmalıdır.

Manuel Mutabakattan e-Mutabakata

Excel ve e-posta ile mutabakat, cari hesap sayısı 20-30'u geçtiğinde sürdürülemez hale gelir. Her müşteri için ayrı ekstre alınır, mektup hazırlanır, tek tek gönderilir, cevaplar takip edilir ve dönen yanıtlar elle işlenir. Bu yöntemin üç temel sınırı vardır: kimin cevap verip vermediği görünmez, hatırlatmalar unutulur ve onaylı mektuplar dağınık klasörlerde kaybolur.

e-mutabakat bu süreci dijitale taşır. Cari hesap bakiyeleri sistemden otomatik çekilir, tüm müşteri ve tedarikçilere tek seferde toplu gönderim yapılır, cevap vermeyenlere otomatik hatırlatma gider ve karşı taraf mektubu tek tıkla "mutabıkız" veya "mutabık değiliz" diyerek dijital olarak onaylar. Onay kayıtları tarih damgasıyla saklandığı için ispat sorunu ortadan kalkar. Online mutabakat olarak da anılan bu yöntemde karşı tarafın herhangi bir program kurmasına gerek yoktur; e-posta veya SMS ile gelen bağlantıya tıklaması yeterlidir.

Evobulut kullanıyorsanız cari hesaplarınız zaten ön muhasebe modülünde tutulduğu için ayrıca ekstre hazırlamanıza gerek kalmaz; e-mutabakat ekranından dönemi seçip toplu gönderim yapabilir, yanıtları ve farkları tek panelden takip edebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Cari mutabakat yapmak zorunlu mu?

Hayır, cari mutabakat doğrudan bir yasal zorunluluk değildir. Ancak yıl sonu bilanço doğruluğu ve vergi incelemelerinde cari hesapların ispatı için fiilen gereklidir. Bağımsız denetime tabi şirketlerde denetçiler mutabakat yazışmalarını rutin olarak talep eder.

Mutabakat mektubuna cevap verilmezse ne olur?

Mektupta "belirtilen süre içinde yanıt alınamazsa bakiye kabul edilmiş sayılır" ifadesi varsa, gönderen taraf bakiyeyi teyit edilmiş kabul eder ve kayıtlarına bu şekilde devam eder. Bu ifade tek başına kesin hukuki bağlayıcılık yaratmaz, ancak ticari teamül olarak yaygındır ve uyuşmazlıkta gönderim kaydıyla birlikte ispat aracı olarak kullanılır.

BA-BS mutabakatı kimler için geçerlidir?

BA-BS bildirimi, bilanço esasına göre defter tutan mükellefler için aylık bir yükümlülüktü; 565 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırıldı. Bugün yalnızca önceki dönemlere ilişkin inceleme ve düzeltmelerde gündeme gelir. Güncel durum için GİB'i kontrol edin; cari hesap mutabakatı ise tüm işletmeler için geçerliliğini korur.

Mutabakat mektubuna kaç günde cevap beklenir?

Kanunda belirlenmiş bir süre yoktur; uygulamada 7 ila 15 gün arasında bir cevap süresi verilir. Yıl sonu mutabakatlarında, bilanço çalışmasını geciktirmemek için süre daha kısa tutulabilir. Süre mektupta açıkça yazılmalı ve dolmadan önce hatırlatma yapılmalıdır.

Mutabakat farkı nasıl muhasebeleştirilir?

Önce farkın nedeni bulunur; kayıt hatası veya eksik belge ise ilgili belge kaydedilerek fark kendiliğinden kapanır. Kur farkından kaynaklanıyorsa kur farkı faturası düzenlenir ve kambiyo kârı/zararı hesaplarına işlenir. Nedeni tespit edilemeyen küçük tutarlar için mali müşavirinizle birlikte düzeltme kaydı yapılmalı; hiçbir fark "sessizce" kapatılmamalıdır.

Sonuç

Cari mutabakat, defterlerinizdeki rakamların gerçekle uyuştuğunu kanıtlayan en basit ama en etkili kontroldür. Aylık veya en azından yıl sonunda düzenli yapıldığında bilanço hataları, beyan uyumsuzlukları ve tahsilat kayıpları büyümeden yakalanır. Bu rehberdeki mektup şablonu ve altı adımlık süreçle ilk mutabakatınızı bugün başlatabilirsiniz.

Mutabakatı toplu göndermek, otomatik hatırlatmak ve dijital onay almak istiyorsanız Evobulut e-mutabakat modülünü 14 gün ücretsiz deneyin.