İrsaliye Nedir? Örneği ve Doldurma Rehberi (2026)

İrsaliye, bir malın satıcıdan alıcıya taşınması sırasında düzenlenen ve taşınan malın kime ait olduğunu, nereye gittiğini belgeleyen zorunlu bir evraktır. Malın fiziksel hareketini kayıt altına alır; parasal bir değer taşımaz ve fatura yerine geçmez. Kısacası fatura "ne kadar ödeneceğini", irsaliye ise "neyin, nereye, ne zaman gittiğini" gösterir.

Bu rehberde irsaliye türlerini, fatura ile arasındaki farkı, adım adım nasıl doldurulacağını, indirilebilir boş irsaliye örneğini ve sahada en sık yapılan hataları bulacaksınız.

İrsaliye Nedir, Ne İşe Yarar?

İrsaliye, malın bir yerden başka bir yere sevk edilmesi sırasında düzenlenen ve sevkiyatı belgeleyen resmi evraktır. Yasal dayanağını Vergi Usul Kanunu'nun (VUK) 230. maddesinden alır; uygulama esasları ise 173 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile ayrıntılandırılmıştır.

İrsaliyenin temel işlevi, malın yola çıktığı andan teslim edildiği ana kadar geçen sürede "bu mal kayıt dışı taşınmıyor" güvencesi vermektir. Yol kontrollerinde araçta irsaliye bulunmaması, malın belgesiz taşındığı anlamına gelir.

İrsaliyenin işletmeye sağladığı faydalar şunlardır:

• Yasal koruma: Yol denetimlerinde ve vergi incelemelerinde malın kaynağını ispatlar.
• Stok doğruluğu: Depodan çıkan miktarın kaydedilmesini sağlar; sayım farklarını azaltır.
• Teslimat kanıtı: Alıcının imzası, malın eksiksiz teslim edildiğinin belgesidir.
• Fatura zamanlaması: Faturanın hangi tarihten itibaren kesileceğinin başlangıç noktasını verir.

Burada altını çizmek gerekir: irsaliye fatura yerine geçmez. İrsaliye düzenlemiş olmanız fatura kesme yükümlülüğünüzü ortadan kaldırmaz. Aynı şekilde fatura kesmiş olmanız da malı irsaliyesiz taşımanıza izin vermez. İkisi birbirinin alternatifi değil, tamamlayıcısıdır.

İrsaliye Türleri

Türk vergi mevzuatında üç ana irsaliye türü vardır: sevk irsaliyesi, taşıma irsaliyesi ve irsaliyeli fatura. Hangisinin düzenleneceği, malı kimin gönderdiğine ve taşımanın ücret karşılığı yapılıp yapılmadığına göre değişir.

Sevk İrsaliyesi

Sevk irsaliyesi, malı gönderen satıcı veya mal sahibi tarafından, mal depodan çıkmadan önce düzenlenir. En yaygın kullanılan irsaliye türüdür.

Mal başka bir işletmeye satıldığında, kendi şubenize veya deponuza aktarıldığında, konsinye gönderildiğinde ya da fason işlem için başka bir firmaya yollandığında sevk irsaliyesi düzenlemeniz gerekir. Yani mülkiyet değişmese bile mal fiziksel olarak yer değiştiriyorsa irsaliye şarttır.

Taşıma İrsaliyesi

Taşıma irsaliyesi, ücret karşılığında eşya nakleden nakliyeci firmalar tarafından düzenlenir ve VUK'un 240. maddesinde düzenlenmiştir. Malın sahibi değil, taşıma hizmetini veren taraf düzenler.

Kritik nokta şudur: nakliyecinin taşıma irsaliyesi düzenlemiş olması, mal sahibinin sevk irsaliyesi düzenleme zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Bir malın nakliye firmasıyla sevk edildiği durumda araçta hem sevk irsaliyesi hem taşıma irsaliyesi bulunur.

İrsaliyeli Fatura

İrsaliyeli fatura, 211 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile getirilen, sevk irsaliyesi ile faturayı tek belgede birleştiren uygulamadır. Malı satan mükellef tarafından, mal sevk edilmeden önce düzenlenir.

Özellikle günlük çok sayıda sevkiyat yapan toptancılar, gıda dağıtımcıları ve bayilik ağıyla çalışan işletmeler için evrak yükünü yarıya indirir. Ancak ücret karşılığı eşya nakleden işletmeler taşıma irsaliyesi düzenlemek zorunda olduğundan, onlar irsaliyeli fatura kullanamaz.

İrsaliye ile Fatura Arasındaki Fark

En temel fark şudur: irsaliye malın fiziksel hareketini, fatura ise ticari işlemin parasal boyutunu belgeler. İrsaliye muhasebe kayıtlarına tutar olarak girmez; fatura ise hem gelir hem KDV kaydının kaynağıdır.

7 gün kuralı: VUK'un 231/5. maddesine göre fatura, malın teslim edildiği tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre içinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır ve özel usulsüzlük cezası gündeme gelir. Süre gün olarak hesaplanır; ay sonunu aştığı için kesilemeyeceği gibi bir sınır kanunda yer almaz, ancak KDV dönemselliği açısından mali müşavirinizle teyit etmenizde fayda vardır.

İrsaliye Nasıl Doldurulur?

İrsaliye doldurmak altı adımlık basit bir işlemdir, ancak her adımda geçersizliğe yol açabilecek bir detay vardır. Sırayla ilerleyin:

1. Düzenleme tarihi ile fiili sevk tarihini ayrı ayrı yazın. Bu iki tarih farklı olabilir. İrsaliyeyi bugün hazırlayıp malı yarın gönderiyorsanız, düzenleme tarihi bugün, fiili sevk tarihi yarındır. Tarihlerden birinin boş bırakılması belgeyi geçersiz kılar — sahadaki en yaygın hata budur.
2. Gönderen (satıcı) bilgilerini eksiksiz girin. Ticaret unvanı, adres, bağlı olunan vergi dairesi ve vergi kimlik numarası yazılmalıdır.
3. Alıcı bilgilerini yazın. Alıcının unvanı, teslim adresi, vergi dairesi ve VKN/TCKN bilgileri yer almalıdır. Mal kendi şubenize gidiyorsa alıcı olarak şube adını ve adresini yazın.
4. Malın cinsi ve miktarını belirtin. Ürün adı, varsa kod/model bilgisi, miktar ve birim (adet, kg, metre, koli) net şekilde yazılır. Birim fiyat ve tutar yazmak zorunlu değildir — irsaliye mali bir belge olmadığı için tutar alanını boş bırakabilirsiniz. İsterseniz bilgi amaçlı yazabilirsiniz, bu belgeyi geçersiz kılmaz.
5. Teslim eden ve teslim alan imzalarını tamamlayın. Malı teslim eden yetkili ile alıcı tarafın imzası, teslimatın gerçekleştiğinin kanıtıdır. Alıcı imzası olmayan irsaliye, teslimat uyuşmazlığında işinize yaramaz.
6. Seri ve sıra numarasını kontrol edin. İrsaliyeler matbaa baskılı ve müteselsil (birbirini izleyen) seri-sıra numarası taşımak zorundadır. Numara atlamayın; iptal ettiğiniz irsaliyenin tüm nüshalarını saklayın.

Sevk irsaliyesi en az üç nüsha düzenlenir ve bunların iki nüshası mutlaka malı taşıyan araçta bulundurulur. Üç nüshadan az düzenlenen irsaliyeler hiç düzenlenmemiş sayılır.

Bu adımları elle her seferinde tekrarlamak yerine, stok takip programı üzerinden sevkiyat kaydı açıldığında irsaliyenin otomatik oluşması hem hata payını hem de zaman kaybını ortadan kaldırır.

Boş İrsaliye Örneği (PDF İndir)

Aşağıdaki bağlantıdan boş sevk irsaliyesi şablonunu PDF olarak indirebilirsiniz. Şablonu yazdırıp elle doldurabilir veya kendi matbaa baskınız için taslak olarak kullanabilirsiniz.

Boş Sevk İrsaliyesi Şablonunu PDF Olarak İndirin (3 sayfa)

• Sayfa 1: Boş sevk irsaliyesi şablonu — yazdırıp doldurabileceğiniz A4 form.
• Sayfa 2: Doldurulmuş örnek irsaliye — hangi alana ne yazılacağını gösterir.
• Sayfa 3: Adım adım doldurma rehberi ve sevkiyat öncesi kontrol listesi.

Not: Yasal geçerlilik için irsaliyelerin anlaşmalı matbaalarda bastırılmış veya noter tasdikli olması ve seri-sıra numarası taşıması gerekir. Bu şablon, alanları tanımanız ve doğru doldurmanız içindir.

Doldurulmuş İrsaliye Örneği: Alan Alan Açıklama

Doldurulmuş bir sevk irsaliyesinin üstten alta doğru görünümü şöyledir:

• Sayfanın en üstü: "SEVK İRSALİYESİ" başlığı, sağ üst köşede seri ve sıra numarası (örneğin A / 004512), altında matbaa bilgileri.
• Sol üst blok — Gönderen: Firma unvanı, açık adres, vergi dairesi ve vergi numarası. Genellikle kaşe basılan alan da buradadır.
• Sağ üst blok — Alıcı: Alıcının unvanı, teslim adresi, vergi dairesi ve VKN/TCKN bilgisi.
• Tarih satırı: "Düzenleme Tarihi: 07.08.2026" ve hemen yanında "Fiili Sevk Tarihi: 08.08.2026 / Saat: 09:30". İki alan da doludur.
• Orta bölüm — mal tablosu: Sıra no, malın cinsi (örneğin "Beyaz A4 Fotokopi Kağıdı 80 gr"), miktar (25) ve birim (koli) sütunları. Birim fiyat ve tutar sütunları boş bırakılmıştır.
• Alt blok — taşıma bilgileri: Nakliyeci unvanı ve araç plakası (örneğin 26 ABC 123).
• Sayfanın en altı: Solda "Teslim Eden" ad-soyad ve imza, sağda "Teslim Alan" ad-soyad ve imza alanı.

İrsaliyede Sık Yapılan Hatalar

İrsaliye kaynaklı cezaların büyük bölümü, mevzuat bilgisizliğinden değil dikkatsizlikten doğar. En sık karşılaşılan beş hata şunlardır:

1. Fiili sevk tarihini boş bırakmak. Düzenleme tarihi yazılıp fiili sevk tarihi atlanırsa belge hiç düzenlenmemiş sayılır. Matbu formlarda bu alan genellikle küçük yazıldığı için gözden kaçar.
2. 7 gün kuralını kaçırmak. İrsaliye kesilip fatura unutulunca süre sessizce dolar. Aylık fatura kesme alışkanlığı olan işletmelerde ay başında sevk edilen mallar en riskli gruptur. Fatura düzenleme kurallarının ayrıntısı için fatura ve muhasebe kaydı rehberimize göz atabilirsiniz.
3. Araçta irsaliye bulundurmamak. İrsaliye ofiste düzenlenip şoföre verilmezse, yol denetiminde mal belgesiz taşınıyor kabul edilir. Unutmayın: iki nüsha araçta olmalıdır.
4. Miktar-birim uyumsuzluğu. Depodan 25 koli çıkarken irsaliyeye "25 adet" yazılması, sayım farkı ve teslimat itirazı doğurur. Birim mutlaka stok kartındaki birimle aynı olmalıdır.
5. e-İrsaliye mükellefiyken kâğıt irsaliye kesmek. Kapsama girdikten sonra düzenlenen kâğıt irsaliyeler hiç düzenlenmemiş sayılır. Geçiş tarihinizi takvime işleyin.

E-İrsaliye Nedir, Kimler İçin Zorunlu?

e-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesinin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemleri üzerinden elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen halidir. Hukuki olarak kâğıt irsaliye ile aynı sonucu doğurur; farkı, belgenin GİB'e anlık raporlanması ve alıcıya elektronik iletilmesidir.

e-İrsaliye kapsamı 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ve bu tebliğde yapılan değişikliklerle belirlenir. Kapsam iki şekilde genişler: belirli bir brüt satış hasılatı eşiğini aşan mükellefler ve sektörel zorunluluk kapsamına alınan gruplar (ÖTV'ye tabi ürünler, demir-çelik, şeker, gübre, sebze-meyve komisyoncuları, maden ve inşaat malzemeleri takip sistemine dahil olanlar gibi). Ayrıca e-İrsaliye uygulamasına geçebilmek için e-Fatura mükellefi olmak ön koşuldur.

Ciro eşikleri ve geçiş tarihleri her yıl tebliğlerle güncellenmektedir; güncel eşikler ve tarihler için GİB duyurularını kontrol edin veya mali müşavirinize danışın.

Zorunluluk kapsamına girip girmediğinizden bağımsız olarak, e-İrsaliyeye geçmenin operasyonel getirisi nettir: irsaliye kaybolmaz, seri-sıra takibi otomatiktir, alıcı belgeyi anında görür ve fatura eşleştirmesi kendiliğinden yapılır. Evobulut'un e-fatura programı ile e-İrsaliye modülü aynı ekranda çalıştığından, sevkiyat kaydını girdiğiniz anda irsaliye ve fatura birbirine bağlanır — 7 gün kuralını kaçırma riski büyük ölçüde ortadan kalkar.

Bir programda irsaliyenin nasıl oluşturulduğunu adım adım görmek isterseniz, satış irsaliyesi ve alış iade irsaliyesi kayıtlarının ekran akışını içeren satış irsaliyesi uygulama dokümanını inceleyebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

İrsaliye faturasız kesilir mi?

Evet, irsaliye faturadan bağımsız olarak düzenlenebilir ve düzenlenmelidir; mal sevk edilirken irsaliye zorunludur. Ancak irsaliye kesilen mal için faturanın da teslim tarihinden itibaren azami 7 gün içinde düzenlenmesi gerekir. İrsaliye faturanın yerine geçmez.

İrsaliye kaç nüsha düzenlenir?

Sevk irsaliyesi en az üç nüsha olarak düzenlenir. Bu nüshaların ikisi mutlaka malı taşıyan araçta bulundurulur; biri alıcıya bırakılır, biri düzenleyen işletmede kalır. Üç nüshadan az düzenlenen irsaliye hiç düzenlenmemiş sayılır.

İrsaliyesiz mal taşımanın cezası var mı?

Evet, irsaliyesiz veya usulüne uygun düzenlenmemiş irsaliye ile mal taşımak özel usulsüzlük cezası gerektirir; ayrıca malın alıkonulması gündeme gelebilir. Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellendiğinden, güncel tutar için GİB'i kontrol edin.

İrsaliyeli fatura ne zaman kullanılır?

İrsaliyeli fatura, sevk irsaliyesi ile faturayı tek belgede birleştirmek isteyen mal satıcıları tarafından, mal sevk edilmeden önce düzenlenir. Günlük çok sayıda sevkiyat yapan toptancı ve dağıtım işletmeleri için evrak yükünü azaltır. Ücret karşılığı eşya nakleden nakliyeciler bu belgeyi kullanamaz.

E-İrsaliyeye nasıl geçilir?

Önce e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmanız gerekir; e-İrsaliye bunun üzerine kurulur. Ardından GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemlerinden biri seçilir. KOBİ'ler için en pratik yol, mali mühür başvurusunun ardından bir özel entegratör üzerinden geçiş yapmaktır. Güncel başvuru adımları ve zorunluluk tarihleri için GİB duyurularını takip edin.

Özet ve Sonraki Adım

İrsaliye, malın fiziksel hareketini belgeleyen zorunlu bir evraktır ve faturanın yerine geçmez. Doğru doldurmanın anahtarı üç noktada toplanır: düzenleme ve fiili sevk tarihlerinin ikisini de yazmak, en az üç nüsha düzenleyip ikisini araçta bulundurmak ve teslim tarihinden itibaren 7 gün içinde faturayı kesmeyi unutmamak.

Bu takibi Excel ve matbu koçanlarla yürütmek büyüdükçe zorlaşır. Sevkiyat, stok ve fatura kayıtlarını tek yerde tutmak isteyen işletmeler için ön muhasebe programı bu üç süreci birbirine bağlar.

Evobulut ile irsaliyelerinizi dakikalar içinde oluşturur, e-irsaliyeye tek tıkla geçersiniz. Bulut tabanlı e-irsaliye programı ile sevkiyatlarınızı kayıt altına alın, ücretsiz demo hesabıyla hemen deneyin.