Akıllı Tahsilat nasıl kullanılır?
Ay sonu geldi, otuz müşterinin faturası vadesini geçti ve kimi arayacağınızı bilmiyorsunuz. Akıllı Tahsilat, vadesi gelen ve geçen borçları müşterilerinize sizin adınıza hatırlatır. Ödeme gelince susar. Siz yalnız yanıt veren müşterilerle ilgilenirsiniz.
Program her iş günü vadeye bakar. Hatırlatmayı WhatsApp, SMS ya da e-postayla gönderir. Mesajdaki bağlantıdan müşteri borcunu görür, kartla öder, havale bilgisi alır ya da ödeme tarihini bildirir.
Nereden açılır?
Akıllı Tahsilat > Tahsilat Merkezi ve Akıllı Tahsilat > Hatırlatma ayarları menülerinden açılır. Menü yönetici kullanıcılara görünür. Hatırlatma ayarları başlattıktan sonra görünür.
Başlamadan önce
- Hatırlatma yalnız iletişim bilgisinde Bakiye Bildirimi işaretli cep numarasına ya da e-postaya gider. Müşteri kartında iletişim bilgilerini açın ve hatırlatma gidecek numarayı ve adresi işaretleyin. İşaretli bütün numaralara ve adreslere gönderilir.
- Cep numarasında WhatsApp, SMS ya da ikisi birden seçilebilir. WhatsApp için bağlı bir WhatsApp hattınız, SMS için SMS başlığınız ve kontörünüz olmalıdır.
- Kartla ödeme için online tahsilat (PayTR) tanımınız olmalıdır. Bkz. Online tahsilat nasıl yapılır?
Adım adım: başlatma
- Akıllı Tahsilat > Tahsilat Merkezi'ni açın. Ekran, vadesi geçen alacağınızı ve hatırlatma alabilecek müşteri sayısını gösterir.
- Müşterilerinize nasıl yazalım? sorusunda bir tarz seçin: Kibar (seyrek ve yumuşak), Dengeli (vadeden önce haber verir, gecikmede adım adım netleşir) ya da Kararlı.
- Mesajlar gitmeden önce görmek ister misiniz? sorusunu yanıtlayın:
- Evet, her sabah onaylarım: liste her sabah hazırlanır, siz onaylayınca gider. İlk iki hafta için önerilir.
- Hayır, kendisi göndersin: mesajlar her iş günü kendiliğinden gider.
- Başlat'a tıklayın. Başlatmayı yalnız yönetici yapabilir.
Her gün: Bugün sekmesi
Bugün sekmesi o günün hatırlatma listesini gösterir. Liste, gönderim saatinde hazırlanır.
- Satıra tıklayınca neden o müşteriye mesaj gittiğini, hangi kanaldan gideceğini ve mesajın metnini görürsünüz.
- Onaylı kullanımda liste hazır olunca Listeye bak ile inceleyin ve Hepsini gönder'e tıklayın; o gün göndermek istemiyorsanız Bugün gönderme'yi seçin. O gün onaylanmayan liste gönderilmez.
- Onay anında program bakiyeyi yeniden kontrol eder. O gün ödemesi işlenmiş ya da borcu kalmamış müşteriye hatırlatma gitmez. Bankadan gelen ödemeyi onaylamadan önce programa işleyin.
- Hafta sonu mesaj gönderilmez; liste pazartesi hazırlanır.
Müşteri yanıtları
Mesajdaki bağlantıyı açan müşteri ödeme tarihi bildirebilir, itiraz edebilir, "ödedim" diyebilir ya da havale bildirebilir. Müşteri yanıtları sekmesinde bunları görürsünüz:
- Ödeme sözü: o tarihe kadar müşteriye hatırlatma gitmez. Ödeme gelmezse ekranda "sözünü tutmadı" uyarısı çıkar ve hatırlatmalar yeniden başlar.
- İtiraz ve Ödedim dedi: siz yanıtlayana kadar hatırlatma gitmez. Kontrol edip Düzelttim, devam et ya da Kontrol ettim, devam et'e tıklayın.
- Havale bildirdi: havale hesabınıza geçip programa işlenince ekranda görünür.
Sonuçlar
Sonuçlar sekmesi hatırlatmalardan sonra tahsil edilen tutarı, mesajın ulaştığı, okunduğu ve ödeme sayfasının açıldığı müşterileri ve en etkili kanalı gösterir. Her pazartesi geçen haftanın özeti size e-postayla da gelir.
WhatsApp mesajının okunduğu, aynı WhatsApp hattından yapılan bir sonraki gönderimde görünür. Müşteri mesajı hemen okusa da bilgi bir sonraki gönderime kadar "ulaştı" olarak kalır. Müşteri WhatsApp'ta okundu bilgisini kapattıysa mesaj okundu olarak görünmez.
Hatırlatma ayarları
Akıllı Tahsilat > Hatırlatma ayarları ekranında şunları değiştirebilirsiniz:
| Ayar | Ne işe yarar |
|---|---|
| Gönderim saati | Listenin hazırlandığı ve mesajların gittiği saat |
| Asgari tutar | Toplam borcu bunun altında olan müşteriye mesaj gitmez |
| Aynı müşteriye en az / Haftada en fazla | Bir müşteriye ne sıklıkla yazılacağı |
| Ödeme sözü en fazla | Müşterinin bildirebileceği en ileri ödeme tarihi |
| Borcu kapanana teşekkür gönder | Borcu tamamen kapanan müşteriye WhatsApp ile kısa bir teşekkür gider |
| Haftalık özet e-postası | Her pazartesi geçen haftanın özeti size gelir |
| Dava / icra carileri hariç | Dava ya da icra takibindeki müşterilere hatırlatma gitmez. Yalnız hukuk modülü olan firmalarda görünür |
| Hatırlatmaları durdur | Ayarlar saklanır, hiçbir müşteriye mesaj gitmez |
Alttaki tabloda hangi gün hangi mesajın gideceğini görürsünüz. Günü, kanalı ve mesaj metnini değiştirebilirsiniz.
Tek müşteri için
Müşteri kartındaki Ödeme hatırlatma bölümü o müşterinin borcunu, sözünü ve gönderilen hatırlatmaları gösterir. Bu müşteriye hatırlatma gönderme ile müşteriyi tamamen çıkarabilir, 7 gün beklet ile kısa süre susturabilirsiniz.
Dikkat edilecekler
- Hatırlatma, müşterinin kayıtlı ödemelerine göre gider. Gelen ödemeyi programa zamanında işleyin; işlenmemiş ödeme için hatırlatma gidebilir.
- Daha önce geri dönmüş bir e-posta adresine hatırlatma gönderilmez. Müşteri kartında adresin yanında "geri dönüyor" yazar; adresi düzeltince gönderim yeniden başlar.
- SMS kontörü işaretli her numara için ayrı harcanır.