Aktivitede birlikte katılanlar nasıl eklenir?
Müşteri ziyaretine ya da toplantıya iki veya daha fazla kişi katıldığında aktiviteyi yalnız bir kullanıcı girer. Girerken yanındaki kullanıcıları Birlikte Katılanlar alanında seçer. Kayıtta her katılan için aynı aktivite onun adına da açılır. Katılanların ayrıca kayıt girmesi gerekmez; aktivite onların listesinde ve raporlarında da görünür.
Nereden açılır?
Aktivite Yönetimi > Aktivite Kayıtları menüsünden açılır. Birlikte Katılanlar alanı aktivite formunun Temel Bilgiler sekmesinde, Görüşen Departman ve Görüşen Kişi alanlarının altındadır.
Alan Gelen Müşteri, Müşteri Ziyareti, Yapılan İş ve Toplantı gibi türlerde görünür. E-posta, arama, faks, SMS ve mesaj türlerinde görünmez.
Aktiviteler ekranını kullanıyorsanız ziyaret penceresindeki Birlikte katılanlar ve toplantı penceresindeki Katılımcılar alanı da aynı şekilde çalışır. O pencerede kişi başına süre ve not girilmez; katılanın kaydı ana kaydın süresini ve notunu alır. Ayrıntı: Ziyaret ve toplantı nasıl kaydedilir?
Adım adım: birlikte katılanlar nasıl eklenir?
- Ekle düğmesine tıklayın ve aktivite türünü seçin (ör. Müşteri Ziyareti).
- Müşteriyi, tarihi, başlama ve bitiş saatini ve aktivite içeriğini her zamanki gibi doldurun.
- Birlikte Katılanlar başlığının sağındaki Kullanıcı Ekle bağlantısına tıklayın. Bir satır açılır.
- Satırdaki ilk kutudan katılan kullanıcıyı seçin. Liste firmanızın kullanıcılarıdır; müşterinin ilgili kişileri burada çıkmaz.
- İsterseniz Süre (dk) kutusuna o kişinin aktivitede geçirdiği süreyi dakika olarak yazın.
- İsterseniz Kendi görüşme notu kutusuna o kişinin görüşme özetini yazın.
- Başka katılan varsa Kullanıcı Ekle ile yeni satır açın. Yanlış eklediğiniz satırı sağdaki çarpı düğmesiyle kaldırın.
- Kaydet'e tıklayın.
Kayıttan sonra katılanlar alanın üstünde ad etiketleri olarak görünür. Bir etikete tıklayınca o kişinin kaydı açılır. Katılanlara "Birlikte katıldığınız aktivite sizin adınıza da kaydedildi" bildirimi gider.
Sonradan hatırladığınız bir katılanı eklemek için aktiviteyi açın, Kullanıcı Ekle ile satırı ekleyin ve Kaydet'e tıklayın. Önceden eklenmiş kullanıcılar yeniden açılmaz.
Alanlar ve düğmeler
| Alan / düğme | Ne işe yarar |
|---|---|
| Kullanıcı Ekle | Yeni bir katılan satırı açar. |
| Kullanıcı kutusu | Katılan kullanıcıyı seçer. Görüşen Kişi ya da aynı kullanıcı ikinci kez seçilirse ikinci kayıt açılmaz. |
| Süre (dk) | Katılanın kaydında bitiş saati, başlama saatine bu süre eklenerek yazılır. Boş kalırsa aktivitenin kendi süresi kullanılır. |
| Kendi görüşme notu | Katılanın kaydındaki içerik olur. Boş kalırsa aktivitenin içeriği kullanılır. |
| Ad etiketleri | Kayıtlı katılanları gösterir. Etiketteki ana kayıt yazısı aktiviteyi ilk giren kişinin kaydını, dakika da o kişinin süresini gösterir. |
Katılanın kaydında ne olur?
- Müşteri, tarih, başlama saati, tür, ilgili kişi, ek alanlar, gruplar ve bağlı kayıt (fırsat, teklif vb.) aktiviteyi girenin kaydından alınır.
- Görüşen Kişi katılanın kendisidir, Görüşen Departman onun departmanıdır.
- Aktiviteye eklenen belgeler yalnız aktiviteyi girenin kaydında durur.
- Katılan kendi kaydını açtığında, alanda aktiviteyi giren kişi ana kayıt etiketiyle ve diğer katılanlarla görünür. Katılanın kaydından yeni kullanıcı eklenmez.
Dikkat edilecekler
- Aktiviteyi giren kişi kaydında müşteriyi, tarihi, başlama saatini, türü ya da ilgili kişiyi değiştirirse değişiklik katılanların kayıtlarına da yazılır. Katılanların bitiş saati kendi süreleri korunarak kayar. Katılanların içeriği ve süresi değişmez.
- Katılan kendi kaydında yaptığı değişikliği yalnız kendi kaydına yapar.
Not
Aktiviteyi giren kişinin kaydını silerken Yalnız Bu Kaydı ve Hepsini Sil seçenekleri sorulur. Hepsini Sil katılanların kayıtlarını da siler ve geri alınamaz. Katılan kendi kaydını sildiğinde yalnız onun kaydı silinir.
Sık sorulanlar
Birlikte Katılanlar alanını neden göremiyorum?
Alan e-posta, arama, faks, SMS ve mesaj türlerinde gösterilmez. Aktivite türünü kontrol edin. Açtığınız kayıt bir katılanın kaydıysa alan görünür ama Kullanıcı Ekle bağlantısı görünmez; yeni kullanıcıyı aktiviteyi giren kişi ekler.
Aynı ziyaret raporlarda iki kez mi sayılır?
Kişi bazlı raporlarda her katılanın ziyareti kendi adına sayılır; amaç da budur. Müşteri bazında toplam ziyaret sayısına bakarken birlikte yapılan bir ziyaretin her katılan için ayrı kayıt olduğunu göz önünde bulundurun.