Ziyaret ve toplantı nasıl kaydedilir?
Aktiviteler ekranından müşteri ziyaretini ve toplantıyı kısa bir pencerede kaydedebilirsiniz. Ziyarete ya da toplantıya katılan iş arkadaşlarınızı seçersiniz; aktivite onların adına da kaydedilir. Toplantıda kararlaştırılan işleri aksiyon maddesi olarak yazarsınız; her madde sorumlusuna görev olarak gider.
Nereden açılır?
Aktiviteler > Aktivite listesi menüsünü açın ve ekranın üstündeki + Ziyaret ya da + Toplantı düğmesine tıklayın. Kayıtlı bir ziyarete ya da toplantıya listede tıklarsanız aynı pencere düzenlemek için açılır. Ekranın genel kullanımı Aktiviteler ekranı nasıl kullanılır? kılavuzundadır.
Adım adım: ziyaret nasıl kaydedilir?
- + Ziyaret düğmesine tıklayın. Yeni ziyaret penceresi açılır.
- Müşterinin yanına siz gittiyseniz Biz gittik, müşteri size geldiyse Müşteri geldi seçin. Kayıt listelerde Müşteri Ziyareti ya da Gelen Müşteri olarak görünür.
- Müşteri alanında müşteriyi arayıp seçin. Ziyarette müşteri zorunludur. Müşterinin son teması, bakiyesi ve açık fırsatları alanın altında görünür.
- Görüştüğünüz kişi müşterinin kayıtlı kişilerindense Görüşülen kişi listesinden seçin.
- Tarih, Giriş ve Çıkış saatini girin. Çıkış saatini bilmiyorsanız boş bırakın.
- Yanınızda başka kullanıcılar da varsa Birlikte katılanlar alanındaki Kişi ekle… listesinden seçin. Yanlış eklediğiniz kişiyi adının yanındaki × ile kaldırın.
- Sonuç bölümünde ziyaretin sonucunu seçin. Sonuç seçmeden ziyaret kaydedilmez.
- Not alanına ne konuşulduğunu yazın ve Kaydet'e tıklayın.
Ziyaret sonuçları: Sipariş alındı, Teklif istendi, Bilgi verildi, Şikâyet, Kimse yoktu. Sipariş alındı, Teklif istendi ve Kimse yoktu seçilince takip görevi önerilir; Şikâyet seçilince takip görevi zorunludur. Takip görevi aramalardaki gibi çalışır.
Adım adım: toplantı nasıl kaydedilir?
- + Toplantı düğmesine tıklayın. Yeni toplantı penceresi açılır.
- Konu (zorunlu) alanına toplantının konusunu yazın.
- Toplantı bir müşteriyle ilgiliyse Müşteri (isteğe bağlı) alanından seçin.
- Tarih, Başlama ve Bitiş saatini girin.
- Toplantıya katılan iş arkadaşlarınızı Katılımcılar alanından ekleyin.
- Sonuç bölümünde Karar alındı, Ertelendi ya da İptal seçin. Ertelendi seçilince "Toplantıyı planla" takip görevi önerilir.
- Not alanına ne konuşulduğunu ve ne kararlaştırıldığını yazın.
- Aksiyon maddeleri bölümünde her iş için bir satır doldurun: Yapılacak iş, sorumlu kişi ve tarih. Yeni satır için + Aksiyon ekle düğmesine tıklayın; gereksiz satırı × ile silin. Boş bıraktığınız satırlar kaydedilmez.
- Kaydet'e tıklayın.
Her aksiyon maddesi, seçtiğiniz sorumluya bu toplantıya bağlı bir görev olarak açılır ve Görevler ekranında görünür. Tarih girmediğiniz madde bugünün tarihiyle açılır.
Katılanların kaydında ne olur?
- Seçtiğiniz her kişi için aynı ziyaret ya da toplantı onun adına da kaydedilir ve kişiye bildirim gider. Katılanların ayrıca kayıt girmesi gerekmez.
- Katılanın kaydı sizin kaydınızın notunu, süresini ve sonucunu alır.
- Kendi kaydınızda müşteriyi, tarihi, saati ya da türü değiştirirseniz bu değişiklik katılanların kayıtlarına da yazılır.
- Kayıtlı katılanlar pencerede sabit görünür; kaydı açan ibaresi kaydı ilk giren kişiyi gösterir. Katılanı çıkarmak için onun kaydını Aktivite Kayıtları ekranından silin.
- Katılanın kendisine açılan kaydı açtığında pencerenin üstünde bunun bir kopya olduğu yazar ve oradan yeni katılan eklenemez.
Aynı kural Aktivite Kayıtları ekranındaki Birlikte Katılanlar alanında da geçerlidir: Aktivitede birlikte katılanlar nasıl eklenir?
Dikkat edilecekler
- Kaydettikten sonra katılan ve aksiyon görevleri ayrıca bildirilir: ekranın altında "1 katılan için de kayıt açıldı." gibi bir ileti çıkar.
- Kaydı düzeltirken sonucu değiştirmezseniz takip görevi yeniden istenmez; yeni aksiyon maddesi eklerseniz yalnız yeni maddeler için görev açılır.