Aktiviteler ekranı nasıl kullanılır?

Aktiviteler ekranı, müşteriyle yaptığınız telefon görüşmelerini ve notlarınızı birkaç tıklamayla kaydetmenizi sağlar. Her aramada görüşmenin sonucunu seçersiniz; sonuç bir sonraki adımı gerektiriyorsa takip görevi aynı pencerede açılır. Kayıtlar Aktivite Kayıtları ekranındaki kayıtlarla aynıdır; iki ekranı birlikte kullanabilirsiniz.

Nereden açılır?

Aktiviteler > Aktivite listesi menüsünden açılır. Menüyü görmek için Aktivite Kayıtları menüsünü görme yetkiniz olmalıdır. Kayıt eklemek ve düzeltmek için de aynı menüdeki ekleme ve güncelleme yetkileri geçerlidir.

Müşteri ve firma kartında İşlemler > Aktiviteler > Aktivite Ekle ya da aktivite sekmesindeki Aktivite Ekle düğmesi aynı pencereyi açar; müşteri kendiliğinden dolar. Kontrol Paneli'nde Aktivite kartının altındaki Aramalarım şeridine tıklayınca ilgili liste açılır.

Başlamadan önce

• Ayarlar > Genel Parametreler ekranının Aktivite Yönetimi sekmesinde Yeni Aktivite Ekranları Kullanılsın mı? seçeneği Evet olmalıdır. Seçenek Hayır ise Aktiviteler menüsü görünmez; Aktivite Kayıtları ekranı her durumda kullanılabilir.

Ekranda neler var?

Ekranın üstündeki kartlar sizin sayılarınızı gösterir. Bir karta tıklayınca ilgili liste açılır.

Üstteki düğmelerden listeyi seçersiniz:

• Bugün benim: bugün kaydettiğiniz aktiviteler; üstte, aktivitelerden açılmış ve bugün yapılacak takip görevleriniz.
• Sonucu girilmemiş aramalarım: sonucu girilmemiş aramalar. Santralin kaydettiği cevapsız çağrılar da buraya düşer. Benim sizin kayıtlarınızı, Atanmamış ise henüz bir kullanıcıya bağlanmamış santral kayıtlarını gösterir.
• Geri aranacaklar ve Takibi geciken: dönülmemiş çağrılar ve geciken görevler. Geri aranacak çağrılar nasıl takip edilir? kılavuzunda anlatılır.
• Ekibim: görebildiğiniz kullanıcıların aktiviteleri. Listenin üstünden kullanıcıya, türe ve sonuca göre süzebilir; müşteri adı, telefon numarası ya da not metniyle arayabilirsiniz.

7 gün, 30 gün ve 90 gün düğmeleri listenin ve kartların kapsadığı dönemi değiştirir.

Listede her satırda tarih ve saat, tür, müşteri ya da numara, not, sonuç ve kullanıcı yer alır. Sonucu girilmemiş aramalarda Girilmemiş etiketi ve Sonuç gir düğmesi görünür. Kayıttan açılmış ve bitmemiş bir görev varsa sonuç kolonunda görevin tarihi yazar. Numaraya tıklarsanız bilgisayarınızda tanımlı arama uygulaması açılır.

En üstteki Aktivite Kayıtları (eski ekran) bağlantısı eski ekranı açar.

Adım adım: arama nasıl kaydedilir?

1. + Arama düğmesine tıklayın. Sağda Yeni arama penceresi açılır; tarih ve başlama saati o anın saatiyle gelir.
2. Yön alanında Giden ya da Gelen seçin.
3. Müşteri alanına müşterinin adını, kodunu ya da telefonunu yazın ve listeden seçin. Müşterinin son teması, bakiyesi ve varsa açık fırsatlarının sayısı ile tutarı alanın hemen altında görünür; Telefon numarası alanında müşterinin kayıtlı numaraları önerilir. Müşteri kayıtlı değilse yalnız Telefon numarası alanına numarayı yazmanız yeterlidir.
4. Görüşmenin bittiği saati biliyorsanız Bitiş alanına yazın; bilmiyorsanız boş bırakın.
5. Sonuç · ne oldu? bölümünde görüşmenin sonucunu seçin. Sonuç seçmeden arama kaydedilmez.
6. İsterseniz Not alanına ne konuşulduğunu yazın.
7. Seçtiğiniz sonuç bir sonraki adımı gerektiriyorsa takip görevi bölümü açılır (aşağıya bakın).
8. Kaydet'e tıklayın.

Pencerenin altında kaydın listelerde ve raporlarda hangi türle görüneceği yazar: giden aramalar Giden Arama, gelen aramalar Gelen Arama olarak kaydedilir. Gelen bir aramada Ulaşılamadı, Meşgul, Yanlış numara ya da Dönüş gerekmiyor sonucunu seçerseniz kayıt Cevapsız Çağrı olur.

Takip görevi

Bazı sonuçlar bir sonraki adımı ister. Bu sonuçlardan birini seçtiğinizde görev adı ve tarihi kendiliğinden dolar; isterseniz değiştirebilirsiniz.

• İlk üç sonuçta Sonraki adım: takip görevi aç kutusu işaretli gelir. Görev istemiyorsanız işareti kaldırın.
• Geri arayacak ve Şikâyet sonuçlarında görev zorunludur; kutu Sonraki adım (bu sonuç takip ister) olarak görünür ve kaldırılamaz.
• Saat (isteğe bağlı) alanına görevin saatini yazabilirsiniz.

Görev size açılır, bu aktiviteye ve (seçtiyseniz) müşteriye bağlanır; Görevler ekranında görünür.

Santralden gelen kayda sonuç girme

Santralin kendiliğinden kaydettiği görüşmeler listede santral etiketiyle görünür. Sonucu girilmemiş aramalarım listesinde satıra tıklayıp sonucu seçin; tarih, saat, süre ve numara değiştirilemez. Kullanıcısı olmayan kayda sonuç girerseniz kayıt size bağlanır. Cevapsız çağrıların takibi Geri aranacak çağrılar nasıl takip edilir? kılavuzundadır.

Not nasıl eklenir?

1. + Not düğmesine tıklayın. Yeni not penceresi açılır.
2. İsterseniz müşteriyi seçin.
3. Not (zorunlu) alanına notunuzu yazın ve Kaydet'e tıklayın.

Notlar listelerde ve raporlarda Yapılan İş türüyle görünür.

Kayıt nasıl düzeltilir?

Listede bir aramaya, nota, ziyarete ya da toplantıya tıklayın; kayıt aynı pencerede açılır. Değişikliği yapıp Kaydet'e tıklayın. Sonucu değiştirmezseniz takip görevi yeniden istenmez. Kayıttan açılmış görevler pencerede Bu aktiviteden açılan görevler başlığı altında görünür.

Ziyaret ve toplantı kaydı + Ziyaret ve + Toplantı düğmeleriyle açılır; Ziyaret ve toplantı nasıl kaydedilir? kılavuzunda anlatılır. E-posta ve SMS gibi diğer türler bu pencerede açılmaz; onları Aktivite Kayıtları ekranında düzeltin.

Dikkat edilecekler

• Aramalarda sonuç seçmek zorunludur. Sonucu bilinmeyen aramayı kaydetmeden önce en yakın sonucu seçin ve nota yazın.
• Takip görevi kaydı açılamazsa aktivite yine kaydedilir ve ekranda "Kaydedildi, ancak takip görevi açılamadı." uyarısı çıkar. Bu durumda görevi Görevler ekranından elle açın.

İlgili kılavuzlar

• Geri aranacak çağrılar nasıl takip edilir?
• Ziyaret ve toplantı nasıl kaydedilir?
• Aktivite kayıtları nasıl oluşturulur?