Fırsat kartı nasıl kullanılır?
Bir müşteriyle haftalardır görüşüyorsunuz: teklif gönderildi, demo tarihi bekleniyor. Fırsatı açtığınızda fırsat kartı bütün bunları tek bakışta gösterir: ne yapıldı, sırada ne var, hangi görev gecikti. Aramayı, notu ya da sonraki görevi de aynı ekrandan iki tıkla eklersiniz; kazanıldı ya da kaybedildi kararını da buradan verirsiniz.
Nereden açılır?
Sol menüde Fırsatlar'ı açın ve listede bir fırsata çift tıklayın. Kontrol paneli, müşteri kartı ya da raporlardaki fırsat bağlantıları da aynı kartı açar.
Başlamadan önce
- Ayarlar > Genel Parametreler ekranının Aktivite Yönetimi sekmesinde Yeni Aktivite Ekranları Kullanılsın mı? seçeneği Evet olmalıdır. Seçenek Hayır ise fırsat eski formla açılır.
- Aktiviteleri ve görevleri görmek için Aktivite Kayıtları yetkiniz olmalıdır.
Yeni fırsat nasıl açılır?
- Fırsatlar listesinde Ekle'ye tıklayın. Sağda Yeni fırsat penceresi açılır.
- Fırsat Başlığı'nı yazın; Müşteri Adı, Tutar (dövizini yanındaki listeden seçin), Kapanış (son tarih) ve Kaynak alanlarını doldurun. Yalnız başlık zorunludur.
- Fırsatı aç'a tıklayın. Fırsat Yeni aşamasında, sizin adınıza açılır ve kartı hemen görünür.
Zorunlu ek bilgiler pencerede sorulur; doldurmadan fırsat açılmaz. Bütün alanları görmek için Tüm alanlarla aç'a tıklayın.
Ekranda neler var?
Başlık
En üstte fırsatın adı, müşterisi (tıklayınca müşteri kartı açılır), kaynağı, sahibi ve açılış tarihi yazar. Sahibin adına tıklayarak fırsatı başka bir kullanıcıya atarsınız (aşağıda). Altında dört rakam vardır: Tutar, Olasılık, Beklenen gelir (tutar × olasılık) ve Kapanış (son tarih) ile kalan ya da geçen gün sayısı. En altta aşama yolu durur: bir aşamaya tıklayıp onaylayarak fırsatı o aşamaya taşırsınız; her aşamanın altında giriş tarihi ve o aşamada geçen gün yazar.
Bilgileri kartta düzenleme
Başlığa, Tutar, Olasılık ve Kapanış (son tarih) rakamlarına, Bilgiler kartındaki Kaynak ve Adres'e tıklayınca değer yerinde düzenlenir. Yeni değeri yazın ve Enter'a basın ya da ✓'ye tıklayın; vazgeçmek için Esc ya da ×. Tutarın yanında dövizi de seçebilirsiniz; kaynak listeden seçilince hemen kaydedilir. Kayıttan sonra sağ altta İşlem Başarılı kutusu çıkar; kutu açıkken içindeki Geri al eski değeri geri yazar. Değer okunamazsa sağ altta Uyarı çıkar; imleç alanda kalır. Değiştirme yetkiniz yoksa değerler düz yazı görünür.
Açıklama da Bilgiler kartında düzenlenir; Enter alt satıra geçer, Ctrl+Enter kaydeder. Kalın yazı, liste ya da görsel içeren açıklama, biçimi bozulmasın diye klasik görünümde düzenlenir.
Sahip: başlıktaki sahip adına tıklayıp kullanıcıyı seçin. Yeni sahibe bildirim gider, bu yüzden Geri al yoktur. Ayarlar > Genel Parametreler > Potansiyel/Fırsat Yönetimi sekmesindeki Fırsat Ataması Yapan Personeller listesi doluysa yalnız listedekiler sahip değiştirebilir.
Durum
Kutunun başındaki satır sorunu söyler: sıradaki adım yok, görev gecikti, müşteriyle 14 günden uzun süredir temas yok, fırsat aşamasında uzun bekliyor ya da kapanış tarihi geçti. Sorun yoksa yeşil "Yolunda" yazar. Altında üç gösterge vardır:
| Gösterge | Ne gösterir |
|---|---|
| Sıradaki adım | En acil açık görev ve vadesi (Bugün, Yarın, 3 gün sonra, 4 gün gecikti) |
| Son temas | Fırsatla ilgili son aktivitenin ne zaman, hangi türde ve sonucunun ne olduğu |
| Bu aşamada | Fırsatın şimdiki aşamasında kaç gündür beklediği; bekleme sınırını aşınca turuncu olur |
Ekle
Arama, Ziyaret, Toplantı, Mesaj ve Not hızlı kayıt penceresini açar; müşteri ve fırsat seçili gelir. E-posta sağdan e-posta çekmecesini açar (Kayıttan e-posta nasıl gönderilir?). Müşteriye ulaştığınız ilk görüşme ya da e-posta yeni fırsatı Keşif'e taşır; not ve görev taşımaz.
Görev düğmesi kartın içinde kısa bir form açar: ne yapılacağını yazın, tarihi seçin (Bugün, Yarın, 3 gün, 1 hafta) ya da tarih kutusuna yazın, görevliyi seçin ve Görevi ekle'ye tıklayın. Görev fırsata ve müşteriye bağlı, o gün açılır.
Açık görevler
Fırsatın açık görevleri önce gecikenler, sonra bugünküler, sonra yaklaşanlar sırasıyla listelenir. Görevi bitirmek için kutusunu işaretleyin; sağ alttaki Geri al birkaç saniye durur. Satırın sonundaki ⋯ ile görevi Yarına ertele, Bir hafta ertele, Görevi aç ya da Yeni sekmede aç. Açık görev yoksa kırmızı çerçeveli Sıradaki adım yok uyarısı ve Görev ekle düğmesi görünür.
Zaman akışı
Fırsatla ilgili her şey en yeniden eskiye tek listede durur: aktiviteler, e-postalar, notlar, tamamlanan görevler, aşama geçişleri, teklifler ve fırsatın açılışı. Fırsat bir potansiyelden dönüştürüldüyse potansiyel dönemindeki aktiviteler de Potansiyel dönemi etiketiyle görünür. Üstteki düğmelerle listeyi Aktiviteler, Görevler ya da Aşama ve teklif olarak süzebilirsiniz. Aktiviteye, tamamlanan göreve ya da teklife tıklayınca kayıt açılır; arama, not, ziyaret, toplantı, mesaj ve görevler bulunduğunuz ekranda pencerede açılır. Satırın üzerine gelince sağda beliren ↗ düğmesi kaydı yeni sekmede açar: aktivite Aktiviteler ekranında, görev Görevlerim'de pencereyle gelir. E-postalar her zaman yeni sekmede açılır.
Hızlı kayıt penceresinin başlığındaki – düğmesi pencereyi küçültür; yazdıklarınız kaybolmadan sağ altta bir sekme kalır, sekmeye tıklayınca kaldığınız yerden devam edersiniz. Sekme bu ekranda durur; başka bir ekrana geçerseniz kaydedilmemiş bilgiler silinir.
Sağdaki kartlar
Bilgiler, Ek bilgiler, Kişiler, Teklifler, Dokümanlar, Ürünler, Rakipler ve Ekip yorumları açılır kapanır kartlardadır. Kart başlığındaki + o karta yeni kayıt ekler. Kişiler kartı bağlı herkesin telefon ve e-postalarını gösterir; telefon simgesi aramayı başlatır, e-posta adresi e-posta çekmecesini açar. Teklifler kartında fırsattan oluşturulan teklifler ile teklif ekranının Bağlı Modül sekmesinden bu fırsata bağlanan teklifler birlikte listelenir. Gruplar satırındaki Değiştir grupları seçtirir; seçim hemen kaydedilir.
Ek bilgiler kartında fırsatın ek alanları bölüm bölüm görünür. Değere tıklayıp yazın; liste alanında seçim hemen kaydedilir. Zorunlu ve boş alan kırmızıdır; zorunlu alan boşaltılamaz, ilk doldurulduğunda Geri al çıkmaz. Bölüm ekle bu fırsata başka bir bölümü ekler, Kaldır çıkarır (değerleri silinmez). + Alan ekle yeni alan açar, Alanları yönet tanımları açar (Ek bilgi alanları).
Kazanıldı, kaybedildi ve diğer işlemler
Başlıktaki Kazanıldı fırsatı onay sorarak kapatır. Kaybedildi kaybetme sebebi penceresini açar; sebep seçmeden kapatılamaz. Kazanılmış bir fırsat sonradan kaybedilirse başlıktaki Kaybedildi'ye ya da aşama yolunun altındaki Kaybedildi olarak değiştir… düğmesine tıklayın; kaybetme sebebini seçip kaydedince fırsat kaybedildi olur ve kazanma tarihi silinir. ⋯ menüsünde İptal edildi, E-posta gönder, Randevu oluştur, Fırsat ataması, Klasik görünüm, Log ve Sil bulunur.
Müşteriyi değiştirme
Başlıkta müşteri adının yanındaki Değiştir'e tıklayın, açılan pencerede yeni müşteriyi seçip Kaydet'e basın. Fırsat yeni müşteriyle yeniden açılır; fırsata bağlı kişiler yerinde kalır. Müşterisi olmayan fırsatta Müşteri seçilmemiş yazısının yanındaki Değiştir ile müşteri eklenir. Bu düğme fırsat güncelleme yetkisi olan kullanıcılara görünür.
Klasik görünüm
Ülke, şehir ve biçimli açıklama için Düzenle'ye tıklayın; eski form açılır. Kaydet'ten sonra Yeni görünüme dön'e tıklayın.
Telefonda kullanım
Kart tek sütuna dizilir; sağdaki kartlar en alta iner.
Dikkat edilecekler
- Görevi yalnız görevi veren ya da görevli değiştirebilir; başkasının görevinde işaret kutusu kapalıdır.
- Geri al yalnız birkaç dakika içinde ve yalnız sizin yaptığınız tamamlama için çalışır.
- Görme yetkiniz olmayan kişilerin aktivite ve görevleri listede görünmez.