Görevlerim ekranı nasıl kullanılır?
Bir müşteri telefonda teklif istedi, toplantıda iki iş size verildi, akşam da faturaları kontrol etmeniz gerekiyor. Görevlerim ekranında bunları tek satıra yazıp Enter'a basarsınız. Ekran açılınca bugün ve geciken işleriniz en üstte durur, biten işi tek tıkla kapatırsınız. Görevler Görev ve İş Yönetimi ekranındaki görevlerle aynıdır; iki ekranı birlikte kullanabilirsiniz.
Nereden açılır?
Aktiviteler > Görevlerim menüsünden açılır. Görme, ekleme ve düzeltme için Görev ve İş Yönetimi menüsündeki yetkileriniz geçerlidir.
Kontrol Paneli'nin Genel bakış sekmesindeki Görevlerim ve randevular panelinde Görevlerim'de aç düğmesi de ekranı yeni sekmede Benim görünümüyle açar. Panelde ve Görevlerim'de açık, geciken ve bugünkü görevler aynı kuralla sayılır.
Adım adım: görev nasıl eklenir?
- Listenin üstündeki satıra görevi yazın. Örnek: "yarın 14:00 teklifi gönder @Ayşe #Kuzey Gıda !!"
- Yazarken satırın altındaki düğmeler dolar:
- Tarih: "bugün", "yarın", "öbür gün", "pazartesi"…"pazar", "haftaya", "haftaya cuma", "3 gün sonra" ya da "12.11" yazın.
- Saat: "14:00", "14.30" ya da "saat 14" yazın. Tarih yazmazsanız saat bugüne konur.
- Kişi: "@" ve kişinin adını yazın. Yazmazsanız görev size atanır.
- Müşteri: "#" ve müşterinin adını yazın.
- Öncelik: sona "!!" yazın.
- Bir değer yanlış tanındıysa ilgili düğmeye tıklayıp listeden seçin.
- Enter'a basın. Görev listede yerine düşer. Shift + Enter görevi ekler ve ayrıntısını açar.
Tarih yazmadığınız görev Yapılacaklarım bölümünde durur. Kendinize not eder gibi kısa işler yazmak için bu bölümü kullanın.
Liste ve görünümler
| Görünüm | Ne gösterir |
|---|---|
| Benim | Size atanmış açık görevler: Geciken, Bugün, Yarın, Bu hafta, Daha sonra, Yapılacaklarım |
| Verdiklerim | Başkasına verdiğiniz görevler: Geciken, Bekliyor, Açık, Son 7 günde biten. Satırda görevin son hareketi yazar |
| Ekibim | Ekibinizdeki kişilerin görev sayıları ve dikkat isteyen işler; yalnız ekibi olan kullanıcıya görünür (ayrıntı) |
| Tamamlanan | Son 30 günde bitirdiğiniz görevler |
| Notlarım | Kişisel notlarınız; yalnız siz görürsünüz (ayrıntı) |
Benim görünümünde, sabitlediğiniz notlar varsa kartların altında Sabit notlarım kutusu durur (en çok üç not). Bir nota ya da Tüm notlar'a tıklamak Notlarım'ı açar.
Üstteki kartlar listeyi süzer. Karta yeniden tıklamak süzgeci kaldırır. Verdiğim, açık kartı Verdiklerim görünümünü açar.
Görev arama ve süzme
Listenin üstündeki arama kutusuna yazdığınız metin görevin adında, açıklamasında ve müşterinin adında ya da kodunda aranır. Yanındaki düğmelerle listeyi daraltırsınız:
| Düğme | Ne yapar |
|---|---|
| Müşteri | Yalnız seçtiğiniz müşterinin görevleri |
| Yüksek öncelik | Yalnız yüksek öncelikli görevler |
| Bağlı kayıt | Fırsattan, tekliften, aktiviteden… açılan görevler ya da Bağlı kaydı olmayan görevler. Listede yalnız görevlerinizde geçen türler çıkar |
| Atanan | Yalnız Verdiklerim'de: seçtiğiniz kişiye verdiğiniz görevler |
Süzgeçler hem listede hem panoda geçerlidir; görünüm değiştirdiğinizde de kalır. Hepsini birden kaldırmak için Süzgeçleri kaldır'a, yalnız birini kaldırmak için o düğmeye tıklayıp Süzgeci kaldır'ı seçin. Arama kutusunu Esc ile boşaltırsınız.
Pano görünümü
Benim ve Verdiklerim'de üstteki Liste · Pano düğmesiyle görevleri dört sütunda görürsünüz: Yapılacak, Sürüyor, Bekliyor ve Bitti. Bitti sütununda son 7 günde bitenler durur. Seçiminiz bu tarayıcıda hatırlanır.
- Görevin durumunu değiştirmek için kartı sürükleyip başka bir sütuna bırakın. Dokunmatik ekranda ya da klavyede kartın altındaki ‹ › düğmelerini kullanın.
- Sağ altta çıkan kutudaki Geri al değişikliği geri alır.
- Kartı Bekliyor'a taşıdığınızda neyin beklendiği sorulur. Kısaca yazıp Enter'a basın ya da boş bırakıp geçin.
- Karta tıklamak görev penceresini açar.
Klavyeyle: ↑ ve ↓ sütun içinde, ← ve → sütunlar arasında gezer. Shift + ← ya da Shift + → kartı yandaki sütuna taşır. Pano kendiliğinden yenilenmez. Başkasının yaptığı değişikliği görmek için sayfayı yenileyin.
Satırdan yapılabilenler
| Eylem | Nasıl |
|---|---|
| Tamamla | Satırın başındaki yuvarlağa tıklayın. Sağ altta çıkan kutudaki Geri al birkaç saniye geri almanızı sağlar |
| Ertele | Satırın üzerine gelin, Ertele'ye tıklayın: Yarın, Pazartesi, Bir hafta sonra, Tarihi kaldır ya da tarih seçin |
| Hatırlat | Verdiklerim'de satırın üzerine gelip Hatırlat'a tıklayın; görevli kişiye bildirim gider |
| Ayrıntı | Satıra tıklayın |
Klavyeyle: N hızlı giriş satırına gider. ↑ ve ↓ satırlar arasında gezer, Enter ayrıntıyı açar, X tamamlar, E yarına erteler.
Birden çok görevde aynı işlem
Birikmiş görevleri tek tek açmadan topluca kapatabilir, ileri alabilir ya da başkasına verebilirsiniz.
- Liste başlığının sağındaki Seç'e tıklayın. Satırların başında seçim kutuları çıkar.
- Görevleri seçin. Satıra tıklamak seçer ya da seçimi kaldırır. Shift basılıyken tıklamak iki satır arasındakilerin hepsini seçer. Bölüm başlığındaki Hepsini seç o bölümün tamamını seçer.
- Üstte çıkan çubuktan işlemi seçin:
- Tamamla: seçilen görevler biter.
- Tarih kaydır: Yarın, Pazartesi, Bir hafta sonra, Tarihi kaldır ya da bir tarih seçin. Her görevin saati korunur.
- Devret: görevleri başka bir kişiye verir. Kişiyi seçince onay sorulur.
Tamamla ve Tarih kaydır sonrasında sağ altta çıkan kutudaki Geri al işlemi bütün seçilen görevlerde geri alır. Seçimden çıkmak için Vazgeç'e ya da Esc tuşuna basın. Bir seferde en çok 100 görev işlenir.
Not
Devir geri alınmaz. Görevleri alan kişiye tek bir bildirim gider. Devret yalnız sizin verdiğiniz görevlerde yapılır (yöneticiler her görevde yapabilir); başka görevleri seçtiyseniz onlar atlanır ve sağ altta kaç görevin işlenemediği yazar.
Görev penceresi
Satıra tıklayınca görev sağdan açılır.
| Bölüm | Ne işe yarar |
|---|---|
| Durum düğmeleri | Yapılacak, Sürüyor, Bekliyor, Bitti. Bekliyor seçince neyin beklendiğini not olarak yazmanız istenir |
| Ertele, Devret, Hatırlat | Tarihi kaydırır; görevi başkasına verir (yalnız görevi veren); görevliye hatırlatma gönderir |
| Son tarih, saat | Görevli de değiştirebilir; görevi verene bildirim gider. Görevin başlangıcı da aynı güne gelir |
| Müşteri, öncelik, açıklama, görev adı | Görevi veren değiştirir |
| Bağlı kayıt | Görev bir fırsattan, tekliften ya da aktiviteden açıldıysa o kayıt görünür ve tıklayınca açılır |
| Kontrol listesi | Görevin türünde tanımlı maddeler ve göreve kendi eklediğiniz maddeler; işaretleyerek ilerlersiniz. Madde ekle satırına yazıp Enter'a basın, ardından sıradaki maddeyi yazın. Eklediğiniz maddeyi yanındaki × ile silersiniz (görevi veren hepsini silebilir). Türden gelen maddeler Türden etiketiyle görünür ve silinmez |
| Notlar ve geçmiş | Not yazın; görevdeki herkes görür. Yanındaki dk kutusuna işe harcadığınız süreyi dakika olarak yazabilirsiniz; süre görevin toplam süresine eklenir. Durum, devir ve tarih değişiklikleri de burada sırayla durur |
| + Sonraki adım | Bu işten sonra yapılacak işi yazın ve tarihini seçin, Görevi ekle'ye basın. Aynı kişiye, aynı müşteriye ve aynı bağlı kayda yeni görev açılır. Tarih seçmezseniz yarın olur |
| Dosyalar | Göreve eklenmiş dokümanlar; tıklayınca dosyalar açılır. + Dosya ekle ile bir seferde en çok 5 dosya ekleyin (her biri en çok 25 MB). Dosya Doküman modülünde de kayıt olur; siz, görevi veren ve görevli görebilir |
Eski ekranda aç görevi Görev ve İş Yönetimi ekranında açar. Dosya silmek, tekrarı ayarlamak ve görevi silmek için oradan devam edin.
Başka ekranlardan açılan görev
Görevi gösteren başka ekranlarda da göreve tıklayınca aynı pencere açılır. Görev yeni sekmede eski ekranda açılmaz. Bu ekranlar şunlardır:
- Müşteri ve kişi kartındaki Görevler listesi
- Müşteri kartındaki Zaman Akışı: Sıradaki adımlar ve tamamlanan görevler
- Fırsat, teklif, sipariş, servis gibi kartların Görevler sekmesi: görevin menüsündeki Düzenle
- Aktiviteler ekranındaki görev satırları ve Bugün takip listesi
- Aktivite penceresindeki Bu aktiviteden açılan görevler listesi: görevin adına tıklayın
- Fırsat kartındaki Görevi aç
- Başvuru Sorgulama ekranındaki Görevler listesi
- Kontrol Paneli: görev satırları, takvimdeki görevler, gün listesi ve Görevler ve ekip sekmesi
Pencerede yaptığınız değişiklikten sonra görev listesi kendiliğinden yenilenir. Bu, kartların Görevler sekmesi ve listesi, Zaman Akışı, Başvuru Sorgulama, Aktiviteler ekranı ve Kontrol Paneli için geçerlidir.
Kontrol Paneli'nde Görev ekle, takvim gününden Ayrıntılı form, Ödemeler'deki Hatırlat ve belge satırındaki Görev düğmeleri de aynı pencereyi Yeni görev olarak açar. Teklif, sipariş ve fırsat satırından açılan görev o kayda bağlanır.
Her ekrandan yeni görev
Üst çubuktaki Kısa Yol (+) menüsünde Görev vardır. Hangi ekranda olursanız olun yeni görev penceresini açar.
- Bir müşteri ya da kişi kartındaysanız müşteri dolu gelir.
- Fırsat, potansiyel, teklif, sipariş, destek talebi, teknik servis ya da hasta takip kartındaysanız görev o kayda bağlı gelir; müşteri kaydın müşterisidir.
- Başka ekranlarda pencere boş açılır.
Kartlardan yeni görev
Fırsat, potansiyel, teklif, sipariş, destek talebi, teknik servis ve hasta takip kartlarının Görevler sekmesinde Görev ekle düğmesi vardır. Müşteri ve kişi kartında aynı iş İşlemler > Görev Oluştur ile yapılır.
- Görev ekle'ye basın. Görev penceresi Yeni görev olarak açılır.
- Pencerede bağlı kayıt ve müşteri hazır gelir. Müşteri, kartın kaydındaki müşteridir; isterseniz Değiştir ile başka müşteri seçin.
- Görevin adını yazın. Kime verdiğinizi, son tarihi, saati, önceliği, görev türünü ve açıklamayı gerekirse doldurun. Son tarih boş kalabilir. Görev türü seçerseniz türün kontrol listesi göreve gelir.
- Görevi ekle'ye ya da adı yazdıktan sonra Enter'a basın. Görev kaydedilir ve pencerede açık kalır; kontrol listesini, notu ve durumu buradan sürdürebilirsiniz. Kartın görev listesi kendiliğinden yenilenir.
Pencerede kimin seçili geldiği firmanızın görev ayarına bağlıdır: siz, boş ya da son seçtiğiniz kişi. Boş gelirse görevi kime verdiğinizi seçmeden kaydedemezsiniz.
Not
Görev eklemek fırsatın ya da potansiyelin aşamasını değiştirmez; aşamayı müşteriyle yapılan görüşmeler ve siz ilerletirsiniz. Destek talebine bağlı görevde talebin dokümanları göreve de eklenir.
Hukuk başvurusu, kalibrasyon ve sipariş sevk kartlarında görev bugünkü kısa formla eklenir.
Dikkat edilecekler
Not
Görevi bitirdiğinizde görevi veren kişiye bildirim gider. Geri al görevin durumunu geri getirir, gönderilmiş bildirimi geri almaz.
- Görev penceresinde yazdığınız not, görev bir müşteriye bağlıysa müşterinin geçmişine de "Yapılan İş" olarak düşer. Tek tıkla tamamlamak müşteri geçmişine kayıt eklemez.
- Eski ekranda devredilmiş görevler listede Devredildi etiketiyle görünür.
Sık sorulanlar
Eski ekranda gördüğüm bir görev neden burada yok?
Benim görünümü yalnız size atanmış açık görevleri gösterir. Başkasına verdiğiniz görevler Verdiklerim'de, bitenler Tamamlanan'dadır. İptal edilmiş görevler bu ekranda görünmez.
Çok sayıda eski geciken görevim var, ne yapmalıyım?
Bitmiş olanları yuvarlağa tıklayarak kapatın, gerçekten sürenleri Ertele ile yeni bir güne alın, artık geçerli olmayanları görev penceresinden İptal et ile kapatın ve soruya Evet deyin.
Kontrol Paneli'ndeki görev sayısı neden Görevlerim'le aynı oldu?
Açık, gecikmiş ve bugünkü görevler Görevlerim'de, Kontrol Paneli'nde ve Aktiviteler'de aynı kuralla sayılır:
- Ertelenmiş görevler ve eski ekranda başkasına aktarılmış görevler de açıktır; iş bitene kadar sayılır.
- Hedef tarihi girilmemiş görev gecikmiş sayılmaz.
- Size ya da departmanınıza kişi seçilmeden verilen görevler sizin görevlerinizdir.
Bu yüzden Kontrol Paneli'ndeki Görevler kartında ve Görevler ve ekip sekmesinde rakamlar değişmiş olabilir. Eski ekranda başkasına aktarılmış göreviniz varsa durum panosunda Aktarıldı kartı da görünür.
İlgili kılavuzlar
- Aktiviteler ekranı nasıl kullanılır?
- Notlarım nasıl kullanılır?: üstteki Notlarım düğmesi kişisel notlarınızı açar
- Ekibim nasıl kullanılır?: ekibinizin görevlerini izleyin ve devredin
- Görev analizi raporu nasıl okunur?: dönem dönem görev sayıları ve zamanında bitirme oranı