Rota Raporu (V2) nasıl kullanılır?
Ay sonu toplantısında "Bu ay 400 ziyaret planladık, kaçına gidildi, kim geç kaldı, ziyaretlerden ne kadar sipariş çıktı?" diye soruyorsunuz. Rota Raporu (V2) bu soruları tek ekranda cevaplar: planlanan ve yapılan ziyaretleri, girişlerin plan saatine uyup uymadığını, ziyaretlerden çıkan belge tutarını ve yapılan kilometreyi önceki dönemle karşılaştırır; kişi ve müşteri bazında ayrıntıya inilir. Rapor hiçbir şeyi değiştirmez; plan Rota Planlama (V2), günlük takip Rota Takip (V2) ekranındadır.
Nereden açılır?
Rota Yönetimi (V2) > Rota Raporu (V2) menüsünden açılır. Menüyü görmüyorsanız yöneticinizden Rota Raporu (V2) menü yetkisini isteyin. Yöneticiler ve Rota Planlama (V2) yetkisi olanlar bütün kişileri görür; yalnız rapor yetkisi olan kullanıcı kendi günlerini görür.
Dönem ve karşılaştırma
- Üstteki Bugün, Bu hafta, Bu ay, Geçen ay düğmeleri dönemi seçer. Takvim düğmesi tarih aralığı girmenizi sağlar; Son 7 gün, Geçen hafta, Son 30 gün, Son 3 ay, Bu çeyrek gibi kısa yollar vardır. En fazla 400 gün seçilebilir.
- Karşılaştırma önceki eşit dönemdir (bu ay için geçen ay, bu hafta için geçen hafta). Geçen yıl aynı dönem de seçilebilir. Kartlardaki çipler karşılaştırma dönemine göre değişimi gösterir; oranlarda fark puanla yazılır.
- Kişi listesi raporu bir saha çalışanına daraltır. Üstteki satır her an hangi döneme, karşılaştırmaya ve kişiye baktığınızı yazar.
- Excel'e aktar, Kişiler ve Müşteriler tablolarını indirir. Düğmeyi görmüyorsanız yöneticinizden bu ekran için dışa aktarma yetkisi isteyin.
Ziyaretler rota gününe göre seçilir; bugünün henüz yapılmamış ziyaretleri planlanan sayılır, kaçırılan sayılmaz. Her kartın yanındaki i işareti sayının tanımını gösterir.
Genel bakış
| Kart | Ne gösterir |
|---|---|
| Planlanan ziyaret | Dönemdeki rota günlerinde planlanan ziyaretler (ertelenenler hariç); altında rota günü ve müşteri sayısı. |
| Tamamlanan | Giriş ve çıkışı yapılmış ziyaretler; altında kapsama (tamamlanan ve kapalı ziyaretlerin planlanana oranı). |
| Kapalı / atlanan | Gidilip görüşülemeyen ziyaretler ile planlamacının o gün için iptal ettikleri. |
| Kaçırılan | Günü geçtiği hâlde hiç işlem yapılmamış ziyaretler. |
| Zamanında giriş | Girişi plan saatinin 10 dakika öncesi ile 10 dakika sonrası arasında olan ziyaretlerin oranı; altında geç ve erken sayıları. |
| Belge tutarı | Ziyaretlere bağlı fatura, sipariş, kasa ve banka tutarlarının toplamı; altında ziyaret başına tutar. |
Kartların altındaki şeritte ortalama ziyaret süresi, toplam kilometre, ziyaret başına kilometre, seferli gün sayısı, adresten uzak girişler (sahte konum varsa kırmızı etiketle) ve gece yarısı kendiliğinden kapanan sefer sayısı yazar.
- Günlere göre ziyaret grafiği günlük (uzun dönemde haftalık ya da aylık) tamamlanan ziyaretleri çubukla, planlananı kesik çizgiyle, karşılaştırma dönemini turuncu çizgiyle gösterir. Planlanan, Belge tutarı ve Km düğmeleriyle seri değişir.
- Dikkat listesi kurala göre üretilir: kaçırılan ziyaretler, plan saatine uymayan girişler, görüşülemeyen ziyaretlerin çokluğu, gece yarısı kapanan seferler, sefersiz günler, sahte konum ve adresten uzak girişler, rotada olup 30 gündür gidilmeyen müşteriler. Son maddedeki bağlantı Müşteriler sekmesindeki listeyi açar.
- Ne zaman yoğunuz? gün × saat ızgarası girişlerin hangi gün ve saatte yoğunlaştığını gösterir; en yoğun saat altında yazar.
- Ziyaret sonuçları tamamlanan ve kapalı ziyaretlerin sonuç dağılımıdır (Görüşüldü, Sipariş alındı, Kapalıydı …).
Kişiler
Her saha çalışanı için gün sayısı, planlanan ve tamamlanan ziyaret, kapsama, kapalı / atlanan, kaçırılan, zamanında giriş oranı, ortalama ziyaret süresi, belge tutarı, kilometre, ziyaret başına kilometre ve gece kapanan sefer sayısı listelenir; çipler karşılaştırma dönemine göredir. Düğmelerle ada, kapsamaya, planlanana, belge tutarına ya da kilometreye göre sıralanır; altta toplam satırı vardır.
Satıra tıklayınca kişinin dönemdeki günleri açılır: her günün planlanan, tamamlanan, kapalı ve kaçırılan ziyareti, ilk giriş – son çıkış saati, belge tutarı ve seferi (plaka, km; gece kapananlar işaretli). Güne özel değiştirilmiş günler etiketlidir.
Müşteriler
- Dönemde planlanan müşteriler: her müşteri için kaç kişinin planında olduğu, planlanan ve yapılan ziyaret, kapalı ve kaçırılan sayıları, ortalama süre, belge tutarı ve son ziyaret tarihi. Ada ya da koda göre aranır; ziyarete, belge tutarına, görüşülemeyene ya da son ziyarete göre sıralanır. En çok 500 müşteri listelenir.
- Rotada olup gidilmeyen müşteriler: aktif bir haftalık planda durağı olduğu hâlde son 30 (60, 90) günde tamamlanmış ya da kapalı ziyareti olmayan müşteriler, plan sahibi ve plan günüyle. Bu liste dönemden bağımsızdır, bugüne göre hesaplanır.
- Satıra tıklayınca müşterinin son 30 rota ziyareti açılır (tarih, kişi, durum, sonuç, giriş – çıkış, süre, belge tutarı; plan saatinden geç girişler işaretli). Müşteri kartı düğmesi müşterinin kartını açar.
Dikkat edilecekler
- Kapsama ve zamanında giriş oranları yalnız plan saati olan ziyaretlerle ölçülür; plan saati girilmemiş rotada zamanında giriş kartı boş kalır.
- Kilometre sefer başlatılıp bitirilen günlerden gelir; gece yarısı kendiliğinden kapanan seferin kilometresi kaydedilmez ve toplama girmez.
- Belge tutarları KDV dahildir ve yalnız ziyaretten kesilen belgeleri kapsar.
- Sefer izine dayanan "plan saatinde yerinde" ölçütü bu raporda yoktur; Rota Takip (V2) ekranının Kullanıcı özeti sekmesindedir.