Stok sayımında Excel aktarma ve sayılmayanları bulma nasıl yapılır?
Sayımı iki çalışanınız kâğıda yazdı, akşam da listeyi Excel'e geçirdiniz. Yüzlerce ürünü fişe tek tek girmek yerine Excel dosyasını stok sayım fişine aktarırsınız. Rafta hiç bulunmayan ürünleri de unutmamak için program, depoda görünüp sayıma girmemiş ürünleri sizin için bulur.
Bu kılavuz stok sayım fişindeki yardımcı işleri anlatır: Excel'den aktarma, sayılmayanları bulma, farkları yeniden hesaplama ve fiyat güncelleme. Fişin nasıl kesildiği için bkz. Stok sayım fişi nasıl kesilir?
Nereden açılır?
Ürün Yönetimi > Stok Sayım Fişi menüsünde sayım fişini açın. Excel'den Aktar ve Sayılmayanları Bul düğmeleri Sayım Satırları sekmesindedir; ikisi de yalnız kaydedilmiş fişte çalışır. Fiyat ve fark işlemleri İşlemler menüsündedir.
Excel'den sayım aktarma
Dosyayı hazırlayın
- İlk satır başlık satırıdır; program ürünleri 2. satırdan okur.
- Her satıra bir ürün yazın. Bir sütunda ürün kodu, bir sütunda sayılan miktar olsun. İsterseniz ürün adı ve birim fiyat sütunu da ekleyin.
- Ürün önce koduyla aranır. Kod hücresi boşsa ürün adıyla aranır; ad, ürün kartındaki adla birebir aynı olmalıdır.
- Aynı ürün listede birden çok satırda geçiyorsa miktarları toplanır. Örneğin iki rafta 240 ve 5 çivi saydıysanız fişe 245 olarak gelir.
- Dosya en çok 10.000 satır olabilir.
Aktarın
- Sayım fişini kaydedin, Sayım Satırları sekmesinde Excel'den Aktar'a tıklayın.
- Açılan pencerede her alan için dosyanızdaki sütun harfini seçin: Stok Kodu, Stok Adı, Sayılan Miktar ve isterseniz Birim Fiyat.
- Gözat'a tıklayıp Excel dosyasını seçin. Aktarım dosyayı seçtiğiniz anda başlar.
- "Toplam … stokdan … adet stok aktarıldı" mesajı çıkar. Hatalı Stoklar altında programda bulunamayan ürünler listelenir; bunların kodunu düzeltip elle ekleyin.
- Satırları kontrol edip Kaydet'e tıklayın. Aktarılan satırlar kaydedilene kadar fişe yazılmaz.
Birim Fiyat sütununu seçmezseniz aktarılan satırlarda fiyat 0,00 görünür. Fişi kaydedince fiyat kartın alış fiyatıyla dolar.
Sayılmayanları bulma
Sayım bittiğinde rafta hiç bulamadığınız ürünler fişte yoktur ve fişte olmayan ürünlerin miktarı değişmez. Sayılmayanları Bul, seçtiğiniz depoda miktarı görünen ama fişte olmayan bütün ürünleri fişe ekler. Böylece onları da sıfırlayabilir ya da gözden kaçanları sayabilirsiniz.
- Sayılmayanları Bul'a tıklayın. Fiş kaydedilir ve eksik ürünler listenin sonuna eklenir. Hizmet kartları eklenmez.
- Eklenen satırlarda Sayılan Miktar 0, Fark mevcut miktarın eksisi görünür. Örneğin Ana Depo'da 10 matkap varsa fark -10 olur. Rafta bulduğunuz ürünlerin sayılan miktarını yazın; fark kendiliğinden güncellenir.
- Kaydet'e tıklayın.
- Farkları kontrol edip Onay'a tıklayın. Sayılan miktarı 0 kalan ürünlerin depodaki miktarı sıfırlanır.
Farkları yeniden hesaplama
Sayım fişini birkaç gün açık tuttuysanız bu arada satış ya da alış yapılmış olabilir. İşlemler > Stok Farklarını Yeniden Hesapla, bütün satırların Mevcut Miktar'ını sayım tarihine göre yeniden okur ve Fark sütununu günceller. Sayılan miktarlar değişmez. Onaylı fişte çalışmaz; önce onayı kaldırın.
Sayım farkının fiyatını güncelleme
Satırlar kartın alış fiyatıyla gelir. Sayım farkının tutarını maliyetle görmek için İşlemler > Fiyat Güncelle'den birini seçin:
| Seçenek | Satırın yeni fiyatı |
|---|---|
| Ortalama Maliyet | Ürünün ortalama maliyeti |
| Yürüyen Ağırlıklı Ortalama Maliyet | Ürünün yürüyen ağırlıklı ortalama maliyeti |
| Fifo Maliyet | Ürünün FIFO maliyeti |
| Alış Fiyatı | Kartın alış fiyatı (dövizliyse sayım tarihindeki kurla TL'ye çevrilir) |
Maliyeti hesaplanmamış üründe alış fiyatı kullanılır. Fiyat depodaki miktarı değiştirmez; fişin Ürün Toplamı'nı ve onayda açılan stok fişlerinin tutarını değiştirir. Fiyat güncelleme yalnız kayıtlı ve onaysız fişte çalışır.
Sayımı birden çok fişle yapmak
Büyük bir depoyu raf raf, ayrı fişlerle sayabilirsiniz. Bir ürün aynı gün aynı depoda başka bir sayım fişinde de varsa kaydettiğinizde Stok Çakışması penceresi açılır: "Girmiş olduğunuz ürünler bu gün başka sayım fişlerinde sayılmıştır." Pencerede ürün, öbür fişin numarası ve orada sayılan miktar listelenir. Fiş yine kaydedilir; ürünü fişlerden birinden çıkarın, yoksa iki kez sayılmış olur.
Dikkat edilecekler
- Excel'den aktarırken fişte zaten bulunan bir ürün ikinci satır olarak eklenir. Aktarmayı boş fişe yapın ya da fazla satırı Sil ile kaldırın.
- Sayılmayanları Bul'dan sonra onaylamadan önce farkları kontrol edin: sayılan miktarı 0 kalan her ürün sıfırlanır.
Sık sorulanlar
Excel'den aktardım ama bazı ürünler gelmedi.
Hatalı Stoklar listesinde yazanlar programda bulunamamıştır: kodu karttakiyle aynı olmalıdır, kod boşsa ad birebir aynı olmalıdır. Listede de yoksa ürünü Ürün Ekle ile elle ekleyin.