Bakım sözleşmesi nasıl yapılır?

Bakım sözleşmesi, müşterinin bir ya da birkaç aracı veya cihazı için belirli bir dönemde (genellikle bir yıl) bakım yapmayı üstlendiğiniz anlaşmadır. Sözleşmede bakım hakkını, işçiliğin ücretsiz olup olmadığını ve parça indirimini belirlersiniz. Sözleşmeli araç servise geldiğinde iş emri sözleşmeye kendiliğinden bağlanır ve indirimler satırlara uygulanır.

Nereden açılır?

Teknik Servis Yönetimi > Sözleşme ve Garanti menüsünü açın ve Bakım Sözleşmeleri sekmesine geçin.

Menüyü görmüyorsanız yöneticinizden Sözleşme ve Garanti menü yetkisini isteyin. Sözleşme faturası kesmek için ayrıca fatura menüsü yetkisi gerekir.

Başlamadan önce

• Müşterinin araç ya da cihazları kayıtlı olmalı. Kayıt yoksa İş Emirleri ekranından ya da cihaz kartından ekleyin.
• Sözleşme faturasında kullanılacak bir hizmet kartı olmalı (ör. "Yıllık Bakım Sözleşmesi"). Stok kartlarından hizmet türünde bir kart açın.

Adım adım: sözleşme nasıl açılır?

1. Yeni sözleşme düğmesine tıklayın.
2. Müşteri alanına müşterinin adını yazıp listeden seçin.
3. Kapsanan cihazlar listesinde sözleşmeye girecek araç ya da cihazları işaretleyin.
4. Başlangıç ve Bitiş tarihlerini kontrol edin. Yeni sözleşmede bugünden başlayan bir yıllık dönem gelir.
5. Koşulları girin:
   • Bakım aralığı (gün): boş bırakırsanız cihaz tipindeki aralık kullanılır.
   • Dönemdeki bakım hakkı: boş bırakırsanız sınırsızdır.
   • Parça indirimi (%).
   • İşçilik sözleşmeye dahil (iş emrinde işçilik ücretsiz yazılır) kutusu.
6. Dönem tutarı (KDV hariç)'nı yazın, Ödeme olarak Peşin ya da Aylık'ı seçin ve Faturada kullanılacak hizmet kartı'nı seçin.
7. Müşteriye gösterilecek kapsamı Kapsam (müşteriye yazılan) alanına yazın.
8. Kaydet'e tıklayın. Sözleşmeye "SZ-12" gibi bir numara verilir.

Fatura kesme

Sözleşmeyi açıp Fatura kes'e tıklayın.

• Peşin ödemede tek satış faturası kesilir.
• Aylık ödemede ilk ayın faturası kesilir; kalan aylar Tekrarlayan Fatura ile her ay kendiliğinden kesilir.

Fatura, sözleşmedeki hizmet kartıyla ve kartın KDV oranıyla oluşur, yeni sekmede açılır. Firmanız e-fatura kullanıyorsa belge müşterinin kaydına göre e-fatura ya da e-arşiv olur; müşteri kartında vergi ya da TC kimlik numarası yoksa kâğıt fatura kesilir.

Sözleşmeli iş emri

• Sözleşmeli araç ya da cihaz için iş emri açıldığında iş emri sözleşmeye kendiliğinden bağlanır. İş kartında "Sözleşmeli SZ-… · bitiş … · bakım 1 / 4" yazar.
• İşçilik sözleşmeye dahil (iş emrinde işçilik ücretsiz yazılır) işaretliyse işçilik satırları ücretsiz yazılır; parça satırlarına Parça indirimi (%) uygulanır. Satırda "Sözleşmeden %…" yazar.
• Servis amacının adında "Bakım" geçen iş emirleri bakım hakkından düşer. Hak aşılırsa kartta "(hak aşıldı)" yazar; iş yine açılır.
• Aracın ya da cihazın aktif sözleşmesi olduğu hâlde açık bir iş emri sözleşmeye bağlanmamışsa kartta "Cihazın bakım sözleşmesi var" yazar ve İş emrini bağla bağlantısı çıkar.
• Sözleşmenin Sözleşmeli iş emirleri bölümünde bağlı bütün iş emirleri listelenir.

Liste ve durumlar

Listede Aktif, Bitmek üzere (bitişine 30 gün ya da daha az kalan), Süresi dolan ve Tümü süzgeçleri vardır. Arama kutusunda sözleşme numarası, müşteri adı ya da plaka ile arayabilirsiniz.

Dikkat edilecekler

• Faturası kesilmiş sözleşmenin müşterisi, tutarı ve ödeme şekli değiştirilemez. Faturalı ya da iş emrine bağlı sözleşme silinemez; iptal edin.
• Bir araç ya da cihaz aynı tarihlerde iki aktif sözleşmede olamaz. Başka sözleşmedeki cihaz listede pasif görünür.
• Yenileme hatırlatması (gün önce) alanı, sözleşme bitmeden müşteriye gidecek yenileme SMS'inin kaç gün önce gideceğini belirler.

İlgili kılavuzlar

• Bakım hatırlatma ve kampanya nasıl kullanılır?
• Garanti işlemi nasıl yapılır?
• İş Emirleri nasıl kullanılır?