Fatura onayı, onay iptali ve silme nasıl yapılır?
Faturayı kaydettiniz ama müşterinin bakiyesi değişmedi. Bu bilerek böyledir: fatura onaylanana kadar taslaktır, istediğiniz kadar düzeltirsiniz. Onay faturayı kesinleştirir; müşterinin hesabına ve stoğa o anda işler. Yanlış bir onayı Onay İptal ile geri alırsınız; tahsilat, iade ya da e-fatura gönderimi başladıysa önce onları geri almanız gerekir.
Nereden açılır?
Faturayı açın. Onay / Onay İptal ve Sil üst düğme sırasında, Çoğalt ve Onaylı Fatura Güncelle İşlemler menüsündedir.
Onay
- Faturayı kaydedin, sonra Onay'a tıklayın.
- Denetimler geçerse alanlar kilitlenir, düğmenin adı Onay İptal olur.
Onayla birlikte:
- Müşterinin hesabına işlenir: satış faturası borç, alış faturası alacak yazar (ön satış faturası hariç).
- Ürünler depodan çıkar (satış, alış iade) ya da depoya girer (alış, satış iade). Satırlar bir irsaliyeden geldiyse stok irsaliyede hareket etmiştir, fatura ikinci kez oynatmaz. Detay Bilgiler'deki Fatura Stokları Etkilemesin işaretliyse stok hiç hareket etmez.
- Faturaya bağladığınız siparişin durumu güncellenir; alış faturasında maliyet ve (ayar açıksa) alış fiyatları güncellenir.
Kasa, banka ya da muhasebe kaydı onayla kendiliğinden oluşmaz. Tahsilatı Tahsilatlar sekmesinden işlersiniz; bkz. Faturada tahsilat ve ödeme nasıl yapılır?
Onay neden durur?
| Uyarı | Neden ve çözüm |
|---|---|
| "Müşteri boş olamaz.", "Depo boş olamaz.", "Boş Satırlar Mevcut", "Satırda Miktar 0 Olamaz" | Eksik bilgi; tamamlayıp kaydedin. |
| "Lütfen Müşterinin VKN sini Giriniz" / "…TC nosunu Giriniz" | E-fatura kullanıyorsanız müşteri kartında vergi ya da TC kimlik numarası olmalı. |
| "Satırda birim fiyat "0" olamaz." | Sıfır fiyatlı satır. İzin Ayarlar > Genel Parametreler'deki Fatura Satırlarında / Hızlı Satışta Sıfır (0) Fiyat İzni'ndedir. |
| "KDV'si 0 Olan Satırların Vergi Muafiyeti Boş Olamaz." | KDV'si sıfır satıra Detay Bilgiler > Vergi Muafiyeti seçin, Seçilen Satırlara Uygula'ya tıklayın. |
| "Ürün Dip fiyatın Altına Satılamaz…" | Satış fiyatı ürünün dip fiyatının altında; yetkili kullanıcı onaylar. |
| "Müşterinin Çalışma Şekli Peşin Seçilmiştir,Ödeme Alınmadan Fatura Onaylanamaz." | Müşteri kartında çalışma şekli Peşin; önce tahsilatı işleyin. |
| Açık hesap risk limiti uyarısı | Müşteri kartındaki Açık Hesap Risk Limiti aşıldı; karttaki ayara göre uyarır ya da durdurur. |
| Negatif Stok Kontrolü penceresi | Depoda yeterli stok yok. Stok Negatif Seviye Kontrolü ayarına göre onay durur ya da pencereden Onayla ile devam edersiniz. |
| "Fatura Onay Limitinizi Aştınız." | Tutar kullanıcınızın fatura onay limitini aşıyor; limiti yüksek bir kullanıcı onaylar. |
| "KDV oran tanımlarıyla uyuşmayan bir kdv oranı var." | Satırdaki KDV oranı Faturalarda Kdv(%) Oran Değerleri ayarında yok. |
Onay limitini yönetici Ayarlar > Büro Tanımları > Kullanıcı Tanımları'nda kullanıcı kartının Detay Bilgiler sekmesinden verir: Satış Faturası ve Fişi Onay Limiti ve Alış Faturası ve Fişi Onay Limiti; 0 sınırsızdır. Gelen e-faturalarda da geçerli olması için Genel Parametreler'deki Gelen E-Faturalar için Kullanıcı Onay Limiti Kontrolü'nü açın. Ayrıntı: Teklif, Sipariş, İrsaliye ve Faturaya Onay Limiti nasıl koyulur?
Onay iptali
Onaylı faturayı değiştirmek için Onay İptal'e tıklayın. Cari ve stok hareketi geri alınır, alanlar açılır. Şu durumlarda onay kaldırılamaz:
| Uyarı | Ne yapmalı |
|---|---|
| "Elektronik Olarak Gönderilmiş Faturanın Onayı Kaldırılamaz" | E-fatura / e-arşiv gönderilmiş; düzeltme için iade ya da iptal yolunu kullanın. |
| "Fatura Üzerinden Oluşturulan Kasa İşlem Kaydı Mevcut…" / "…Banka İşlem Kaydı Mevcut…" | Tahsilatlar sekmesindeki kasa / banka kaydını silin. |
| "Taksit Planı Olan Faturanın Onayı Kaldırılamaz" | Taksitli Ödeme Planı'nda Kaydı Sil ile planı silin. |
| "Bu Faturaya Ait İade Faturası Mevcut. Onay İptal Edilemez." | Bu faturaya bağlı iade faturası var. |
| "Muhasebe Fişi Olan Kayıt Güncellenemez…" | Fatura muhasebeleştirilmiş; muhasebe fişini kaldırın. |
| "Satış Faturasına bağlı Alış Faturalarının onayı kaldırılmalıdır" | Bu satıştan kendiliğinden alış faturası oluşmuş; önce onun onayını kaldırın. |
| "Onay İptal etme yetkiniz yoktur!" | Yetki profilinizde onay iptali yok. |
Onaylı Fatura Güncelle
Onaylı bir faturada yalnız bir tarihi ya da açıklamayı düzeltmek için onayı kaldırmanız gerekmez. İşlemler > Onaylı Fatura Güncelle penceresinde Fatura Tarihi, Vade Tarihi, Döviz Kur, Satış Personeli, Depo, Fiş Türü ve Fatura Açıklaması'nı tek tek değiştirip yanındaki Güncelle'ye tıklayın; Ek Alan Güncelle ek alanları açar. Muhasebeleştirilmiş faturada güncelleme yapılmaz; TL faturanın kuru değiştirilemez.
Çoğalt
Bir faturayı örnek alıp yeni belge açmak için İşlemler > Çoğalt'ın üzerine gelin ve hedefi seçin: fatura ve fiş türleri, ön satış faturası, stok giriş / çıkış fişi, alınan sipariş, verilen teklif ya da irsaliye.
"Kopyalama İşlemi Yapıldı." mesajıyla yeni belge onaysız kaydedilir; tarihi bugün, vadesi müşterinin vade gününe göredir, seri numarası boş gelir. Yeni belge kendiliğinden açılmaz: hedef ekranın listesinde Bul ile bulup açın, düzeltip onaylayın.
Silme
Sil yalnız onaysız faturada çalışır ("Onaylanmış Bir Fatura Kaydı Silinemez"). Ayrıca kapama hareketi, bağlı irsaliyesi, seri / lot kaydı olan, e-fatura gönderilmiş ya da muhasebeleştirilmiş fatura silinemez. Silme geri alınamaz.