Görev ve İş Yönetimi Nedir ?

Görev ve İş Yönetimi, kullanıcıların görev oluşturmasını, görev atamalarını gerçekleştirmesini ve iş süreçlerini etkin bir şekilde takip etmesini sağlayan bir modüldür. Modül, Aktivite Yönetimi menüsü altında yer almakta olup, iş takibini kolaylaştırmak ve görevlerin zamanında tamamlanmasını desteklemek amacıyla geliştirilmiştir.

Yeni bir görev oluşturmak için Görev ve İş Yönetimi ekranını açtıktan sonra Ekle butonuna tıklayınız. Açılan kayıt ekranında göreve ait gerekli bilgileri doldurmanız gerekmektedir.

Görev oluştururken aşağıdaki bilgiler girilebilir:

• Görev Adı
• Görevli Kullanıcı
• Başlama ve Bitiş Tarihi
• Saat Bilgileri
• Görev Türü
• Açıklama ve diğer gerekli bilgiler

Görev kaydı sırasında, görevin ilgili kullanıcılara bildirilmesi için aşağıdaki bildirim seçeneklerinden biri veya birkaçı seçilebilir:

• Bildirim Gönder
• E-Posta Gönder
• SMS Gönder

Seçilen bildirim yöntemlerine göre sistem, görevle ilgili bilgilendirme ve hatırlatma işlemlerini otomatik olarak gerçekleştirir. Tüm gerekli alanlar doldurulduktan sonra Kaydet butonuna tıklanarak görev oluşturma işlemi tamamlanır. Aşağıdaki örnekte, yeni bir görev oluşturma ekranı ve örnek görev kaydı gösterilmektedir.

Oluşturduğunuz görevin belirli bir zamanda mutlaka hatırlatılmasını istiyorsanız, Alarm butonunu kullanarak görev için alarm tanımlayabilirsiniz.

Alarm oluşturduğunuzda sistem, belirlediğiniz hatırlatma süresine göre görev zamanı gelmeden önce bildirim göndererek sizi bilgilendirir. Böylece önemli görevlerinizi zamanında takip edebilir ve herhangi bir görevi gözden kaçırma riskini en aza indirebilirsiniz.

Ayrıca görevleriniz için haftalık tekrar eden alarmlar da oluşturabilirsiniz. Haftalık alarm özelliğinde, hatırlatma yapılmasını istediğiniz günleri seçerek belirli günlerde düzenli olarak bildirim alabilirsiniz. Bu özellik, periyodik olarak gerçekleştirilen görevlerin takibini kolaylaştırır.

Görev oluştururken Bildirim Gönder seçeneğini işaretlediğinizde, görev zamanı geldiğinde sistem ekranın sol üst köşesinde bildirim göstererek sizi uyarır. Bu sayede görevlerinizi zamanında takip edebilir ve planladığınız işlemleri gecikmeden gerçekleştirebilirsiniz.

Görev için Alarm tanımlanmışsa, belirlediğiniz hatırlatma zamanına göre sistem görev saatinden önce de bildirim gönderir. Böylece önemli görevleriniz için hem önceden hatırlatma alabilir hem de görev zamanı geldiğinde tekrar bilgilendirilebilirsiniz.

Aşağıdaki örnekte sistem tarafından görüntülenen bildirim ekranı yer almaktadır.

• Bildirim gönder seçeneği ile birlikte yapmış olduğunuz görev ataması ile ilgili bildirim alabilirsiniz.
• E-posta gönder seçeneğini ile sistemde tanımlı olan e-postanıza mail olarak da bildirim alabilirsiniz.
• Sms gönder seçeneğini seçmeniz için kontör sistemini almanız gerekmektedir. Alırsanız sms olarak gönder dediğinizde telefonunuza sms olarak bildirim gelecektir. Sistemde de mesaj bölümünde bildirimi görebilirsiniz.

Modüllerin içinden görev oluşturduğunuzda (Örneğin; potansiyel, fırsat, teklif gibi) Görevin Kaynağına Git dediğinizde sizi ilgili modüle yönlendirecektir. Böylelikle görevi yerine getirmeniz daha da kolaylaşır.

Görevlerinizi “Detaylı Arama” kısmından istediğiniz kritere göre aratarak bulabilirsiniz. Detaylı bilgi için yazımızı inceleyebilirsiniz.

Randevu Oluştur

İşlemler menüsü altında bulunan Randevu Oluştur seçeneği, mevcut görevin randevu kaydı olarak sisteme eklenmesini sağlar.

Bu işlem gerçekleştirildiğinde görev, ekranın sol panelinde yer alan Randevu Yönetimi modülüne otomatik olarak aktarılır. Sistem; görev kartında tanımlı müşteri, başlangıç tarihi ve başlangıç saati bilgilerini esas alarak ilgili müşteri için otomatik bir randevu kaydı oluşturur.

Bu özellik sayesinde Görev ve İş Yönetimi ile Randevu Yönetimi modülleri entegre bir şekilde çalışır ve aynı bilgiler tekrar girilmeden görevler kolayca randevuya dönüştürülebilir.

Görev Tekrarla

İşlemler menüsünde yer alan Görev Tekrarla seçeneği ile oluşturduğunuz görevin belirli aralıklarla otomatik olarak tekrar oluşturulmasını sağlayabilirsiniz.

Tekrar Etme Sıklığı alanından görevin tekrar periyodunu aşağıdaki seçeneklerden biri olarak belirleyebilirsiniz:

• Günlük
• Haftalık
• Aylık
• Yıllık

Gerekli durumlarda tekrar aralığını belirleyerek (örneğin her 2 günde bir veya her 3 haftada bir) tekrar planını özelleştirebilirsiniz.

İlk Tarih alanı, görevin sistemde ilk oluşturulduğu tarihi gösterir ve tekrar planlaması bu tarih esas alınarak gerçekleştirilir.

Ne Zaman Sonlansın alanı ise görevin tekrarının hangi koşulda sona ereceğini belirlemenizi sağlar. Bu alanda aşağıdaki seçenekler bulunmaktadır:

• Hiçbir zaman: Görev, iptal edilene kadar belirlenen sıklıkta tekrar oluşturulmaya devam eder.
• … tekrar sonra: Belirtilen tekrar sayısına ulaşıldığında sistem yeni görev oluşturmayı durdurur.
• … tarihinde: Belirlenen tarihe kadar tekrar oluşturulur ve seçilen tarihten sonra yeni görev oluşturulmaz.

Bu özellik sayesinde periyodik olarak yapılması gereken işler için manuel görev oluşturma ihtiyacı ortadan kalkar ve görev planlaması otomatik olarak yönetilebilir.

Görevi Kopyala ve Başkalarına Ata

İşlemler menüsü altında yer alan Görevi Kopyala ve Başkalarına Ata seçeneği ile mevcut bir görevi aynı anda birden fazla kullanıcıya atayabilirsiniz.

Bu işlem için ilgili kullanıcılar listeden seçilir ve ardından Kopyala butonuna tıklanır. Sistem, seçilen her kullanıcı için görevi ayrı ayrı oluşturur ve ilgili kullanıcılara atar.

Bu sayede aynı görev, birden fazla kullanıcıya eş zamanlı olarak dağıtılır ve görevlerin takibi daha verimli bir şekilde sağlanır.

Teklif ve Sipariş Oluştur

İşlemler menüsü altında yer alan Teklif Oluştur ve Sipariş Oluştur seçenekleri sayesinde, mevcut görev ile bağlantılı olarak teklif veya sipariş kaydı oluşturabilirsiniz.

İlgili seçenek seçildiğinde sistem, kullanıcıyı otomatik olarak teklif ya da sipariş oluşturma sayfasına yönlendirir. Açılan ekranda, göreve ait bilgiler esas alınarak teklif veya sipariş kaydı hızlı bir şekilde oluşturulabilir.

Görevi Çoğalt

İşlemler menüsü altında yer alan Görevi Çoğalt özelliği, mevcut bir görevin aynı yapıda yeniden oluşturulmasını sağlar.

Bu seçeneğe tıklandığında açılan ekranda aşağıdaki bilgiler tanımlanır:

• Tekrar etme sıklığı
• İlk tekrar tarihi
• Tekrar adedi

Gerekli alanlar doldurulduktan sonra Kayıtları Oluştur butonuna tıklanarak, belirlenen kriterlere göre görevin kopyaları sistemde otomatik olarak oluşturulur.

Bu özellik, aynı türdeki görevlerin tekrar tekrar manuel olarak oluşturulması ihtiyacını ortadan kaldırarak iş süreçlerini hızlandırır.

Girmiş olduğunuz verilere göre, ilk tekrar tarihinden itibaren görevler sistem tarafından otomatik olarak çoğaltılır.

Bu işlem sırasında, kullanıcı bilgileri güncellenerek görevlerin farklı kullanıcılara yönlendirilmesi de mümkündür. Böylece aynı görev, ihtiyaç duyulan farklı kişilere planlı bir şekilde dağıtılabilir.

Kaydet butonuna tıklandığında, belirlenen tarih, tekrar ayarları ve kullanıcı bilgileri doğrultusunda görevler sistemde oluşturulur.

Oluşturulan görevler, atama yapılan kullanıcıların Görev Takvimi ekranında da görüntülenir ve bu sayede kullanıcılar kendi görevlerini takvim üzerinden kolayca takip edebilir.

Görev Takvimini aç özelliği ile ilgili detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.

Görev yönetim paneli ile ilgili detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.

Görev İş Listesi ile ilgili detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.

Görev detaylı arama özelliği için detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.