Santralden gelen görüşme nasıl kaydedilir?
Firmanızda santral bağlıysa telefon açıldığında görüşme Aktiviteler ekranında kendiliğinden açılır. Müşteriyi seçer, görüşmenin sonucunu ve notunuzu girersiniz. Görüşmenin ses kaydı birkaç dakika sonra aynı pencerede dinlenir.
Telefon çalınca: arama kartı
Telefon çalınca ekranın sağ üstünde Gelen arama kartı açılır. Kart siz kapatana kadar kalır ve görüşmenin süresini sayar. Telefonu açmadan kimin aradığını görürsünüz:
- Arayanın adı, bağlı olduğu firma ya da kişi, numarası ve cari kodu.
- Bakiye, Vadesi geçen tutar (kaç belge, en eski kaç gün) ve Risk limiti doluluğu. Bu satırı yalnız kasa ya da banka ekranlarına yetkisi olan kullanıcılar görür.
- Son görüşme: tarihi, kimin görüştüğü ve notun başı. Açık görevi varsa sayısı. E-postalar burada gösterilmez; yalnız görmeye yetkili olduğunuz kullanıcıların görüşmeleri görünür.
Numara birden çok kartta kayıtlıysa kart kayıtları listeler; doğru olana tıklayın. Numara hiçbir kartta yoksa (dahili ve kısa numaralar dahil) kart Kayıtlı olmayan numara yazar; Yeni kayıt yeni kart formunu açar ve numarayı panoya kopyalar, telefon alanına yapıştırırsınız.
Kartın başlığına tıklayınca kart küçülür, yeniden tıklayınca açılır. On dakika sonra kendiliğinden küçülür. Aynı anda en çok üç kart görünür. Kartın altındaki Masaüstü bildirimlerini aç bağlantısıyla, program sekmesi arkadayken de haberiniz olur.
Nereden açılır?
Telefonu açtığınızda kart Görüşmede olur ve görüşme sağdaki pencerede açılır. Pencereyi kapattıysanız kartta Görüşme notu'na tıklayarak yeniden açabilirsiniz:
- Aktiviteler ekranı açıksa ve önünüzdeyse görüşme o ekranda açılır.
- Değilse Aktiviteler yeni sekmede açılır.
Başlamadan önce
- Ayarlar > Genel Parametreler ekranının Aktivite Yönetimi sekmesinde Yeni Aktivite Ekranları Kullanılsın mı? seçeneği Evet olmalıdır.
- Kullanıcı Tanımları'nda (ya da kullanıcının kendi profilinde) Dahili Hat Numarası girilmiş olmalıdır; görüşme dahili hattın sahibine açılır.
- Tarayıcınızda bu site için açılır pencerelere izin verin; yoksa yeni sekme açılamaz.
Adım adım: görüşmeyi kaydetme
- Görüşme açıldığında pencerenin üstünde tarih, saat, süre ve numara yazar; bunlar değiştirilemez.
- Arayan numara bir müşteri kartında kayıtlıysa müşteri seçili gelir. Kayıtlı değilse Müşteri kutusu numarayla dolu gelir ve eşleşen kartlar listelenir; doğru müşteriyi seçin ya da adıyla arayın.
- Seçtiğiniz müşterinin kartında bu numara yoksa Bu numarayı müşterinin telefonlarına ekle işaretli gelir. İşaretli bırakırsanız bir sonraki aramada müşteri kendiliğinden bulunur.
- Sonuç · ne oldu? bölümünde sonucu seçin, isterseniz notu yazın ve Kaydet'e tıklayın.
Pencereyi kaydetmeden kapatırsanız görüşme Sonucu girilmemiş aramalarım listesinde santral etiketiyle bekler.
Ses kaydı
Görüşmenin ses kaydı, görüşme bittikten birkaç dakika sonra pencerenin Ses kaydı bölümüne gelir ve oradan dinlenir. Henüz gelmediyse Yeniden bak'a tıklayın; yazdığınız not kaybolmaz. Ses kaydı gelmiş görüşmeler listede kulaklık simgesiyle görünür. Ses kaydını yalnız telefon kayıtlarını dinleme yetkisi olan kullanıcılar görür.
Dikkat edilecekler
- Açık pencerede kaydetmediğiniz bir iş varsa yeni görüşme onu bozmaz; görüşme yeni sekmede açılır.
- Programın ana sekmesi kapalıysa görüşme açılmaz; kayıt Sonucu girilmemiş aramalarım listesinde bekler.
- Aynı numara birden çok müşteri kartında kayıtlıysa yanlış müşteri seçilmiş olabilir; Değiştir ile düzeltin.