Belge Seri Numarası Nasıl Tanımlanır?

Belge seri numarası, fatura, irsaliye ve satış fişi gibi belgelerin sistematik olarak numaralandırılmasını sağlamak için kullanılır.

Kağıt fatura, irsaliye veya satış fişi düzenleyen kişi ve kurumların, belgelerinde yer alan seri numaralarını sistem üzerinde tanımlaması gerekmektedir.

Kağıt belgelerin yanı sıra faturalarınızı GİB Portal üzerinden düzenliyorsanız, GİB Portal'da kullandığınız seri numarasını EvoBulut üzerinde de tanımlayabilirsiniz. Aynı seri numarasını kullanmanız, faturalarınızı takip ve kontrol etmenizi kolaylaştıracaktır.

Belge seri numarası tanımlamak için Ayarlar > Referans Kayıtları > Satış Tanımları > Belge Seri No alanına gidilir.

Ekle seçeneğine tıklayarak belge seri numarası tanımlama ekranına geçilir.

Belge Seri Numarası Alanları

Aktif/Pasif: Tanımlanan seri numarasının aktif veya pasif olmasını belirler. Örneğin, yeni yılda farklı bir seri ile devam edecekseniz önceki seriyi pasif duruma getirebilirsiniz.

Belge Türü: Seri numarasının hangi belge türünde kullanılacağını belirler. Örneğin; satış faturası, alış faturası, satış irsaliyesi veya alış fişi.

Belge Seri: Belge seri numarasının hangi harf ile başlayacağını belirler. Örneğin; A, B veya C serisi.

Belge Seri No Başlangıcı: Belge numarasının hangi numaradan başlayacağını belirler. Örneğin, EvoBulut'a geçiş yaptığınızda fatura koçanınız 150 numarasına kadar kullanılmışsa, 151 yazarak kaldığınız yerden devam edebilirsiniz.

Kaç Hane: Belge numarasının kaç haneli olacağını belirler. Örneğin; 6 veya 7 hane.

Yetkili Kullanıcılar: İlgili seri numarasını kullanabilecek kullanıcıları belirler. Yalnızca seçilen kullanıcıların ekranında bu seri numarası görüntülenir.

Gerekli bilgileri doldurduktan sonra Kaydet butonuna tıklayarak belge seri numarası tanımlama işlemini tamamlayabilirsiniz.

Son olarak da “Yetkili Kullanıcılar” listesinden kullanıcının ismini seçerek (+) butonuna basmalısınız. Ve böylelikle hangi kullanıcıların tanımlanan seriyi kullanabileceklerini de belirlemiş oluyorsunuz.

E-Fatura, E-Arşiv ve E-İrsaliye gibi elektronik belgelerde seri numarası sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur. Aktivasyon sırasında, e-belgelerinizde kullanılacak serinin ilk üç hanesini belirlemeniz gerekmektedir. Belirlenen seri üzerinden belgeleriniz otomatik olarak sıralı şekilde ilerler.

Geriye dönük fatura kesmeniz gereken durumlarda alternatif seri tanımlamanız gerekmektedir. Bu durumda geriye dönük düzenlenen faturalar, güncel olarak kullandığınız seriden farklı bir seri üzerinden oluşturulur.

Firmanızın birden fazla şubesi bulunuyorsa, EvoBulut'ta her şube için ayrı seri numarası tanımlayarak E-Fatura ve E-İrsaliyelerinizi şube bazında düzenleyebilirsiniz. Böylece şube bazında rapor alarak hangi şubeden kaç adet fatura veya irsaliye düzenlendiğini kolayca takip edebilirsiniz.

Alternatif seri veya şube bazında ayrı seri tanımlama işlemleri için 0850 420 1 300 numaralı çağrı merkezimiz üzerinden destek ekibimizden yardım alabilirsiniz.