Posta kutusu nasıl kullanılır?

Posta kutusu, firmanızın e-posta hesaplarına gelen ve bu hesaplardan gönderilen e-postaları tek ekranda gösterir. Solda hesaplar ve klasörler, ortada e-posta listesi, sağda seçtiğiniz e-posta durur. E-postayı okurken hangi müşteriden geldiğini, müşteriyle son ne zaman görüşüldüğünü görür, aynı yerden görev ya da not açarsınız.

Nereden açılır?

Aktivite Yönetimi > Posta Kutusu menüsünden açılır; Aktivite Kayıtları'nın hemen altındadır. Eski E-Posta menüsünün yerini almıştır. Üst çubuktaki okunmamış e-posta bildiriminde Oku, posta kutusunu o e-posta açık olarak yeni sekmede açar. Aktiviteler listesinde ve müşterinin Zaman Akışı'nda bir e-postanın altındaki Posta kutusunda aç düğmesi de aynı işi yapar.

Başlamadan önce

• Aktivite Kayıtları ya da E-Posta yetkiniz ve en az bir e-posta hesabında okuma ya da gönderme yetkiniz olmalıdır; yoksa menüde Posta Kutusu görünmez. Yöneticiniz bunları Kullanıcı Tanımları'nda (E-Posta Yetkileri sekmesi) verir.

Ekranda neler var?

Eşlenmemiş klasöründe müşteriye bağlanamamış gelen e-postalar durur; bunları aşağıdaki Cariye bağla adımlarıyla bağlayın.

Gruplanan gelen e-posta grubunda görünür: Posta kutusunda e-postalar nasıl gruplanır?

Listenin üstündeki arama kutusu konuda, e-posta adreslerinde ve müşteri adında arar. Liste başlığındaki Yenile yeni e-postaları alıp listeyi ve sayıları yeniler; sol bölmenin başındaki Yeni e-posta yazma bölmesini açar.

Yalnız okunmamış e-postaları görme

• Listenin üstündeki Okunmamış'a tıklayın; yalnız okunmamış e-postalar listelenir. Tümü hepsine döner. Soldaki klasörün yanındaki okunmamış sayısına tıklamak da klasörü okunmamışlarla açar.
• Okuduğunuz e-posta listede kalır, yalnız kalınlığı gider; Yenile'ye basınca düşer.
• Seçim, ekran açık kaldıkça klasör değiştirseniz de korunur. Gelen kutusu, Eşlenmemiş ve gruplarda vardır.

Bölmeleri düzenleme

• Sol bölmenin ve listenin başlığındaki « düğmesi bölmeyi ince bir şeride indirir, » geri açar. Hesaplar şeridinde toplam okunmamış sayısı, liste şeridinde önceki ve sonraki e-postaya geçiş okları vardır.
• Birden çok hesabınız varsa hesap adına tıklayarak klasörlerini kapatıp açabilirsiniz; kapalı hesabın yanında okunmamış sayısı yazar.
• Hesapların sırası: Hesaplar başlığındaki iki oklu düğmeye tıklayın, hesabı tutamağından sürükleyin ya da oklarla taşıyın ve Bitti deyin. Sıra size özeldir, her bilgisayarda aynı gelir.

Adım adım: e-posta okuma ve yanıtlama

1. Soldan bir hesap ve klasör seçin.
2. Listede bir e-postaya tıklayın. E-posta sağda açılır ve okunmuş sayılır. Listede ok tuşları seçimi taşır, Enter seçili e-postayı açar.
3. Ek varsa dosya adlarıyla görünür; dosyaya tıklayınca yeni sekmede açılır ya da iner.
4. Yanıtlamak için Yanıtla'ya ya da yanındaki Tümünü yanıtla veya İlet simgesine tıklayın. Yazma bölmesi e-postanın altında açılır; imzanız ve alıcılar hazırdır.
5. E-postayı sonra yeniden ele almak isterseniz zarf simgesine (Okunmadı olarak işaretle) tıklayın; e-posta listede yeniden kalın görünür.

Taslaklar klasöründeki kendi taslağınıza tıklayınca yazma bölmesinde açılır. Gönderilemeyen e-postalar da bu klasörde kalır; taslağı açıp düzeltin ve yeniden gönderin.

Adım adım: e-postayı müşteriye bağlama

1. Müşteriye bağlı olmayan bir e-postayı (ör. Eşlenmemiş'ten) açın. Gönderenin altındaki şeritte Müşteriye bağlı değil yazar.
2. Cariye bağla'ya tıklayın.
3. Müşteri kutusuna müşterinin adını, kodunu ya da kayıtlı bir e-posta adresini yazın ve listeden seçin. Yanlış seçtiyseniz Değiştir'e tıklayın.
4. İki seçenek işaretli gelir, istemediğinizin işaretini kaldırın:
   • Aynı adresten gelen eşlenmemiş diğer e-postaları da bağla: bu adresten gelen, bağlanmamış diğer e-postalar da müşteriye bağlanır.
   • Bu adresi müşterinin e-posta adreslerine ekle: adres müşteri kartına eklenir, bundan sonra gelenler de bağlanır.
5. Müşteriye bağla'ya tıklayın. E-posta ve seçtikleriniz müşteriye bağlanır, Eşlenmemiş klasöründen düşer ve müşterinin geçmişinde görünür.

E-postadan görev, kayıt ve not

Müşteriye bağlı bir e-postada gönderenin altındaki şeritte müşterinin adı, son temas ve (yetkiniz varsa) bakiyesi yazar.

• Oluştur: e-postadan görev, potansiyel, fırsat, teklif ya da sipariş açar; kaydettiğinizde kayıt e-postaya bağlanır (ayrıntı). Görev bu ekranda açılır: adı e-postanın konusuyla, tarihi yarınla dolu gelir; Görevli alanından başkasına da verebilirsiniz.
• Not ekle: aktivite not penceresini müşteri seçili olarak açar.
• Müşterinin adı: müşteri ya da firma kartını yeni sekmede açar.

Telefonda kullanım

Telefonda liste tam genişliktedir. E-postaya dokununca okuma bölmesi listenin yerine açılır; Listeye dön geri getirir. Hesap ve klasör seçmek için listenin üstündeki klasör düğmesine, yeni e-posta için kalem simgesine dokunun.

Dikkat edilecekler

• Okundu bilgisi ortaktır: paylaşılan hesapta birinin okuduğu e-posta herkese okunmuş görünür.
• Yeni e-posta, Yanıtla, Tümünü yanıtla, İlet ve Taslağı aç için bir e-posta hesabında gönderme yetkiniz olmalıdır. Not ekle, Aktivite Kayıtları yetkiniz varsa ve Ayarlar > Genel Parametreler ekranında Yeni Aktivite Ekranları Kullanılsın mı? seçeneği Evet ise görünür.
• Ekran açıkken liste 10 dakikada bir kendiliğinden yenilenir; son yenileme saati Yenile'nin ipucunda yazar.
• İlk sayfada değilseniz ya da okunmamışları görüyorsanız liste yerinde kalır; yeni e-posta gelince Göster şeridi çıkar.

İlgili kılavuzlar

• Posta kutusundan e-posta nasıl yazılır ve gönderilir?
• Posta kutusunda e-postalar nasıl gruplanır?
• E-posta bir fırsata, teklife ya da servis kaydına nasıl bağlanır?
• E-posta ekleri müşteri ya da kayıt dokümanlarına nasıl eklenir?
• Posta kutusunda e-posta nasıl silinir?
• Aktiviteler ekranı nasıl kullanılır?
• Müşteri zaman akışı nasıl kullanılır?